По причине частой смены законодательных требований к юридической части электронного документооборота в настоящее время каждая компания нуждается в подборе качественного программного обеспечения, чтобы эффективно организовывать электронный документооборот с контрагентами и контролирующими органами. И тут на выручку приходит компания 1C, занимающая главенствующую позицию на рынке автоматизации процессов учёта и документооборота в России. Она предоставляет возможность обмениваться документацией, сохраняя все необходимые формальности.
Подключения 1С:ЭДО возможно во всех типовых конфигурациях 1C. Модуль из коробки предоставляется бесплатно для подписчиков ИТС, использующие основные конфигурации 1C.
В этой статье мы подготовили материал о функционале и возможностях конфигурации 1C:Документооборот для решения практических задач организации юридически-значимого ЭДО.
В случае поступления документации от контрагентов, подписанной электронно-цифровой подписью, она передаётся в 1С:Документооборот через платформу 1С:ЭДО.
С помощью настроек получения и фиксирования в учёте можно тонко регулировать правила и шаблоны создания учётных документов.
Маршрутизация документов
Вся электронная документация, которую отражают в 1С:Документооборот, преобразовывается во внутренние документы. После чего для них открывается специальный пакет настроек деловых процессов и совместной работы всех работников компании, исполнения и контроля поставленных задач, включая настройку условий маршрутизации документации и единых процессов обработки. Этот инструмент бывает трудно найти у других поставщиков программного обеспечения или же доступ предоставляется только в личном кабинете.
Подписание документов ЭЦП
Особое внимание следует обратить на подписание документации посредством электронной подписи в 1С:Документооборот. В том случае, если в компании установлено разрешение со стороны регламента информационной безопасности, то предоставляется доступ к настройке клиент-серверного подписания документации. При этом лицу, подписывающему документы, не надо постоянно держать при себе токены с ключами электронной подписи.
Контейнеры с закрытыми ключами электронной подписи можно спокойно хранить в реестре, а также на жёстком диске. При подписке проводится верификация подписи и сертификатов на сервере. Чтобы поставить подпись на электронную документацию при поступлении определённой задачи необходимо просто нажать на специальную кнопку. Никаких трудностей здесь нет и это привычное дело для владельцев ЭП. Как только пользователю ЭП приходит какая-то задача, то с сервера поступает запрос на подтверждение сертификата ЭП и его пароля.
Самые важные опции поставщика 1C-ЭДО располагаются непосредственно в интерфейсе программы 1С: Документооборот. В то время, как у других операторов, настраивание ЭДО осуществляется только после входа в личный кабинет. Настраивание учётной записи ЭДО и обмена электронными документами, работа с приглашениями контрагентов, отправление заявлений на выпуск сертификатов ЭП в удостоверяющий центр — всё это доступно для настройки в 1С: Документооборот. Для настройки канала ЭДО с определённым контрагентом в 1С: Документооборот можно воспользоваться категорией «Контрагенты», которая находится в справочнике.
Бесшовная интеграция
С помощью блока со множеством прикладных решений 1C можно всесторонне настраивать бесшовную интеграцию в 1С:Документооборот и задействовать в процесс согласования и подписания документации других владельцев систем 1С:Предприятие. Это возможно в любом случае, даже если пользователи таких систем не зарегистрированы в модуле 1С:Документооборот. Всё это образует единое информационное пространство, с помощью которого происходит согласование и подписание электронной документации в компаниях.
Например, обратившись к системе 1С:Документооборот можно создать электронный архив единого полотна документации, которая создаётся в организации. А в случае необходимости предоставления документов в органы контроля, то из данного архива можно извлечь электронный документ с подписью. Другие поставщики услуг по электронному документообороту не могут похвастать этим, так как вся информация по подписанию документов хранится только в личном кабинете. Это не обеспечивает нормальный доступ к электронной документации из-за трудностей со входом в лс и поиском необходимого документа.
Каждый пользователь 1С:Документооборот может тонко регулировать отправление и получение ЭД. Предусматривается возможность настраивать отправку документов ручным способом сразу после подписки документации, а также после получения документов по заданному расписанию. Например, два раза в неделю только по рабочим дням. Таким образом, это помогает определять сроки исполнения документов, в том случае, когда организация придерживается претензионного стиля деятельности.
Особое внимание необходимо обратить на то, отличается ли поставщик ЭДО контрагента от поставщика ЭДО организации. Если да, тогда потребуется настройка роуминга. К сожалению, это очень сложный процесс. Иногда на подключение роуминга может уходить до 30 дней и даже больше, что существенно затрудняет электронный документооборот. Между провайдерами — партнерами 1С (Калуга Астрал, Тензор (СБИС), Такском и другие), действует особая система автоматической настройки роуминга без подавания письменной заявки. В каждом конкретном случае могут быть свои нюансы по настройке, но в общем процесс значительно упрощён для провайдеров — партнеров 1С.
Конечно же, ЭДО в любой системе наделён индивидуальной спецификой настроек. Поэтому нередко организации сами дорабатывают 1С:Документооборот прямо из коробки под свои конкретные запросы. Чтобы воспользоваться опциями по расширению конфигурации 1С:Документооборот не надо снимать конфигурацию с поддержки.
Выводы
1С:Документооборот можно приравнивать к главенствующей роли в организации электронного документооборота. Такая система идеально подходит как фирмам с ярковыраженной филиальной структурой или же холдинговой схемой деятельности, так и для компаний, деятельность которых построена на высоком уровне централизации.
В первом случае система 1С:ЭДО в 1С:Документооборот нужна для решения задач по обмену документацией, как между организациями одного холдинга, так и с другими контрагентами. Во втором же случае 1С:ЭДО в 1С:Документооборот необходима в роли мастер-модуля и архива всей документации, созданного в процессе работы фирмы. Данный архив необходим не только для хранения самих подписанных электронных документов, но и результатов внутренних бизнес-процессов по ним.
