Как по новым правилам хранить документы

В сентябре 2023 года стали действовать новые правила хранения и работы с архивной документацией. Рассказываем, какие произошли изменения.

Новые правила хранения документации с 17 сентября 2023 года

С 17.09.2023 г. действует Приказ Росархива от 31.07.2023 г. № 77, согласно которому регламентирован новый порядок хранения, комплектования, учета и использования архивной документации в компаниях. Правила, регламентированные Приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526, с указанной даты не применяются.

По обновленному порядку, документация сдается на хранение в архив не раньше, чем через год и не позже, чем через три года по прекращении ее обработки (завершения дела в делопроизводстве). На архивное хранение передается только документация постоянного (со сроком хранения «до ликвидации компании») и длительного (более 10 лет) сроков хранения. Документацию со сроком хранения до 10 лет можно не сдавать — она хранится в подразделении компании, оформившего ее. По завершении сроков хранения ее уничтожают.

Передачу документации на хранение в архив производят по графику, который утверждается директором компании. Прием-передача дел осуществляется сотрудником, который ответственен за архив, в присутствии сотрудника подразделения, которое составило документацию. В пометке о приеме дел в конце всех экземпляров описи фиксируют число фактически принятых дел, дату приема-передачи дел, подписи и их расшифровки этих сотрудников (п. 73 Правил).

Перед сдачей на архивное хранение документацию группируют в отдельные дела — по структурному, функциональному, тематическому признакам, а также срокам хранения независимо от вида носителя информации (первичная документация, личные дела сотрудников и т.п.).

Документацию постоянного или длительного хранения, в т.ч. по личному составу, полностью оформляют и включают в опись дел. В каждое дело входит лишь один экземпляр каждого документа. В дела включается документация одного календарного года, исключение — личные дела, формируемые в течение всего времени трудовой деятельности работников (п. 49 Правил). Документация постоянного и длительного срока хранения группируется по отдельности друг от друга. Дело, оформленное на бумаге, не должно иметь больше 250 листов при толщине папки не больше 4 см. (п. 51 Правил).

Когда компания решает сама хранить документацию, она оборудует архив — изолированное помещение с постоянной температурой и влажностью, которое отделено от соседних помещений огнеупорными стенами. В нем должны быть естественная или искусственная вентиляция, выходы к лифтам или лестницам. Архив нельзя располагать в подвалах и помещениях, которые находятся ниже уровня поверхности земли. Когда документации в компании не много, ее можно хранить не в отдельном изолированном помещении, а в запирающихся шкафах или сейфах в бухгалтерии или отделе кадров. Деятельность архива регламентируется локальным актом компании. Кроме того, назначается сотрудник, который ответственен за хранение, комплектование, учет и использование документации.

Компания вправе доверить хранение электронной или бумажной документации сторонним фирмам, для которых хранение архивной документации — это уставная деятельность. С этой фирмой заключается договор возмездного оказания услуг, предмет которого — хранение архивной документации. Правила хранения электронной документации имеют некоторые нюансы.

Хранение электронной документации

Хранение электронной документации производится с использованием системы хранения электронных документов (СХЭД). Она представляет собой электронную базу информации, которая совместима с системой ЭДО компании и интегрирована в нее.

СХЭД, кроме приема и хранения электронной документации и ее метаданных, непременно должна поддерживать такие возможности (п. 137 Правил):

• создание годовых описей электронной документации;
• резервное копирование и восстановление электронной архивной документации и ее метаданных;
• проверка наличия и состояния электронной документации;
• формирование (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронной документации из их резервных экземпляров вместо поврежденных;
• проверка технического состояния электронной документации и сохранение итогов проверки в течение установленного периода;
• перенос электронной документации вместе с ее метаданными в другие СХЭД;
• создание актов о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит хранению.

Электронную документацию направляют на хранение в архив по ТКС или на физических носителях (жестких дисках, флешках и др.). Электронная документация, которая передается в архив на физических носителях, исключается из СХЭД. Дальнейшее хранение документации на физических носителях допустимо, когда она не требует поддержания ее юридической значимости, имеет ограниченный доступ или ее хранение в СХЭД невозможно.

Когда электронная документация поступает в СХЭД, она автоматически проверяется на наличие всех файлов, которые ее составляют, а также ее файлы проверяются на наличие вредоносных программных кодов. Кроме того, в метаданных документации проверяется наличие информации о проверке подлинности электронной подписи передаваемой электронной документации на момент ее подписания и поступления.

Работник, который несет ответственность за архив, при приеме электронной документации на хранение выборочно проверяет не меньше 1% от поступившей электронной документации на подлинность, воспроизводимость и читаемость. При получении электронной документации на физических носителях проверяется также физическое и техническое состояние этих носителей.

Когда при проверке обнаруживаются различие сведений в электронной документации и в метаданных, невоспроизводимость электронной документации, наличие вирусов, документация не принимается на хранение. О данном факте составляется уведомление, передаваемое отправителю для внесения корректировок.

Электронная документация, сроки временного хранения которой завершились, уничтожается (стирается). Уничтожение фиксируется актом о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит хранению. При этом в СХЭД должны остаться сведения об индексах и заголовках электронных дел, дата и номер акта, по которому производилось уничтожение (п. 158 Правил). Вся хранящаяся в архиве документация, в т.ч. электронная, должна периодически проверяться.

Проверка архива

Документация, которую передали в архив, периодически проверяется на предмет ее фактического наличия и физического состояния. Проверки осуществляются в плановом режиме на основании локальной документации компании. Проверка наличия бумажной документации производится не реже одного раза в 10 лет. Проверка наличия и состояния электронной документации в СХЭД производится автоматически каждый год. Проверка наличия электронной документации на физических носителях производится раз в пять лет (п. 153 Правил).

В некоторых случаях производится внеплановая проверка документации (п. 98 Правил):

• смена сотрудника, который ответственен за архив;
• подготовка документации к сдаче в госархив или частный архив;
• массовое перебазирование архивной документации, к примеру, при переезде компании;
• чрезвычайные ситуации или иные обстоятельства, из-за которых документация может быть утеряна или повреждена;
• реорганизация компании.

Проверка наличия документации в архиве осуществляется двумя сотрудниками — лицом, которое ответственно за архив, и специально назначенным сотрудником. Проверка заключается в визуальном осмотре дел и их сверке с описью. Она включает в себя выверку архивной документации и устранение обнаруженных в ней неточностей, установление фактического наличия хранимой документации, организацию поиска отсутствующей документации.

Проверка завершается после того, как утверждается акт проверки наличия и состояния архивной документации. Когда при проверке выявлено отсутствие документации, организуется ее поиск. Его производят в течение года с даты обнаружения отсутствия документации. Разрешается продлить срок поиска документации на один год. При отрицательных результатах поиска заполняют акт о необнаружении архивной документации (п. 104 Правил).

Проверку наличия и состояния электронной документации в СХЭД производят автоматически. Сотрудник каждый год выборочно проверяет протоколы СХЭД, чтобы исключить несанкционированный доступ и корректировку документации и ее метаданных.

Проверка физических носителей производится через визуальный и программный контроль физического и технического состояния носителя. Он анализируется на целостность, воспроизводимость, наличие на нем файлов документации и вирусов (п. 153 Правил). Когда обнаруживаются изменения физического состояния носителя или когда он некорректно воспроизводится, сотрудник архива по решению директора компании восстанавливает утраченную документацию с резервного экземпляра и записывает ее на новые носители.