Все больше строительных компаний внедряют технологии и начинают оцифровывать бизнес-процессы, чтобы повысить свою эффективность и сократить издержки. Эксперты отрасли полагают, что за автоматизацией действительно будущее строительного бизнеса. Автоматизация помогает компаниям решить такие проблемы и задачи, как планирование и управление строительным производством, организация документооборота и взаимодействия с подрядчиками, заказчиками и государственными контролирующими органами, оптимизация снабжения, строительный контроль и множество других.
Выявляем потребности в оптимизации текущих бизнес-процессов
Прежде чем приступить к подбору и внедрению решения по автоматизации, важно оценить текущее состояние бизнес-процессов, определить проблемы и «узкие» места, из-за которых компания теряет прибыль.
Вопросы, на которые следует дать ответы, могут звучать следующим образом:
- Какая из служб предприятия нуждается в повышении эффективности и скорости работы с помощью инструментов автоматизации в приоритетном порядке?
- Нужно ли автоматизировать работу сразу нескольких отделов и обеспечить их работу в едином информационном поле?
- Если вы только планируете открыть новую организацию, то какие процессы хотелось бы автоматизировать с самого момента открытия?
Примеры из практики клиентов компании «Первый Бит» (процессы, которые негативно влияли на показатели бизнеса):
- отсутствие системы бухгалтерского и налогового учета, отражающей строительную специфику;
- использование разрозненных программ с ограниченным функционалом обмена и синхронизации;
- большое количество рутинных действий, что увеличивало трудоемкость типовых операций и вероятность ошибок учета;
- невозможность качественной и своевременной обработки большого потока входящей и исходящей документации (спецификаций, смет, договоров и т.д.);
- некорректное ведение аналитического учета, из-за чего руководство компании не получало полную и достоверную информацию для принятия управленческих решений.
Формулируем задачи внедрения
Конечный желаемый результат необходимо сформулировать перед началом работы, чтобы не потратить время и деньги впустую. Если задач несколько, то для решения может понадобиться как один, так и несколько программных продуктов.
Примеры:
- Вести учет работ, ресурсов, затрат по объектам строительства
- Ускорить процессы формирования и предоставления отчетности
- Получать быстрый доступ к документам в электронном формате
- Быстро создавать типовые документы для строительной отрасли (например, КС-2, КС-3, КС-6а и др.)
- Организовать контроль за финансовыми потоками
- Повысить эффективность использования трудовых ресурсов
- Улучшить качество планирования строительных проектов и минимизировать внеплановые затраты
- Контролировать ход выполнения работ и исключать простои
- Сократить издержки на материалы, спецтехнику
- Создать единое информационное пространство для руководства и персонала
Определяем контуры автоматизации
Перед внедрением необходимо определить, используется ли в компании уже какой-либо программный продукт для того или иного процесса, и отвечает ли функционал текущим потребностям и планам на будущее. Рассмотрим несколько основных вопросов, ответы на которые помогут определить ключевые контуры автоматизации.
- Специфика деятельности компании (подрядчик/заказчик/ девелопер)
- В какой системе ведется регламентированный учет?
- В какой программе ведется финансовое планирование и бюджетирование?
- Какие из участков документооборота автоматизированы?
В зависимости от задач внедрения, текущего уровня автоматизации и специфики деятельности компании поставщик программных продуктов предложит вам подходящее решение или набор решений.
Задаем параметры проекта в цифровом выражении
Реализация строительных проектов связана с такими ключевыми параметрами, как стоимость и сроки. Внедрение инструментов автоматизации тоже следует рассматривать как проект. Можно изучить существующие на рынке предложения, чтобы понимать примерные расценки на специализированное ПО.
Бюджет и сроки реализации будут зависеть от:
- размера компании,
- сложности бизнес-процессов,
- количества сотрудников, которые будут работать в программе,
- текущего состояния IT-инфраструктуры.
Так, небольшому предприятию нет необходимости тратить сотни тысяч рублей на ПО с обширным функционалом, большая часть которого не будет использоваться сотрудниками в повседневной работе. Для быстрого старта без установки программ и первоначальных вложений существуют «облачные» решения, такие, например, как БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО 365. Их преимущество в невысокой стоимости и функциональных возможностях, которые покрывают основные потребности строительных компаний.
Стоимость «коробочных» отраслевых программ стартует от 30 000 руб., средний срок внедрения – от 1 до 6 месяцев. В случае крупных предприятий требуется комплексная автоматизация. Сроки и стоимость проекта рассчитываются индивидуально в ходе предпроектного обследования.
Изучаем рынок и имеющиеся предложения
Важно определить тот параметр, который станет ключевым при финальном выборе программного продукта: что для вашей компании является приоритетом?
- Опыт исполнителя в реализации отраслевых проектов
- Сроки внедрения
- Стоимость
Выбирать программный продукт, который будет оказывать влияние на организацию бизнес-процессов в компании, ориентируясь, например, исключительно только на стоимость, не совсем правильно. Не менее важно, чтобы пользователям было удобно работать в системе, а поставщик обеспечивал регулярные обновления и своевременное решение всех технических вопросов.
В текущих условиях особое внимание стоит уделить, является ли программный продукт отечественной разработкой, что послужит гарантией бесперебойности работы в случае ухода иностранного поставщика с российского рынка. Решение БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО включено в Реестр российского программного обеспечения и соответствует всем нормативным требованиям.
Тестируем возможности решения
Прежде чем внедрить программный продукт, рекомендуем сначала попробовать его в тестовом режиме, чтобы понять, подходит ли функционал под ваши задачи. Узнайте, предоставляет ли компания-разработчик такую возможность.
Назначаем ответственных за внедрение внутри компании
Ваша команда, которая будет пользоваться инструментом автоматизации в повседневной работе, должна быть вовлечена в процесс, чтобы уже на ранних этапах исполнитель получил компетентную обратную связь и мог в случае необходимости внести корректировки. Для участия в реализации проекта назначьте ответственных лиц от служб предприятия, в которых планируется внедрение, а также от IT-департамента (при его наличии в компании).
Мотивация к внедрению может исходить как от руководства, так и от сотрудников на местах. Важно, чтобы все стороны понимали преимущества, которые даст новый инструмент: прибыль для компании, повышение эффективности и скорости работы для сотрудников.
Скачать полную пошаговую инструкцию по автоматизации строительной компании в формате pdf.
