Описание
До начала проекта в компании использовалась СЭД другого вендора, которая в полной мере не удовлетворяла требованиям Заказчика. В частности, в ней отсутствовали необходимые маршруты согласования, не хватало гибкости в настройке прав доступа, наблюдались задержки при обработке входящей корреспонденции. Необходимость в срочной автоматизации (замене или глубокой модернизации СЭД) была вызвана двумя ключевыми факторами:
- Финансовая нецелесообразность поддержки старой системы. Затраты на техническую поддержку, обновление, устранение ошибок и администрирование текущей СЭД оказались неоправданно высокими по сравнению с получаемой от нее функциональностью.
- Отсутствие полноценной интеграции с 1С:Зарплата и управление персоналом. Кадровые приказы, командировки и заявления на отпуск приходилось согласовывать вручную, дублируя данные в обеих системах. Это приводило к ошибкам, задержкам зарплаты и дополнительной нагрузке на бухгалтерию и кадры. Отсутствие единого контура тормозило принятие решений и повышало операционные риски.
Таким образом, инициировали проект по замене устаревшей СЭД. Новая система должна была не только закрыть все требования заказчика по удобству и скорости, но и обеспечить бесшовную интеграцию с 1С:ЗУП, а также снизить совокупную стоимость владения.
На старте проекта разработали Устав проекта, после чего приступили к комплексному обследованию процессов заказчика. Специалистами компании «Первый Бит» проведена серия интервью с владельцами бизнес-процессов и выполнен анализ действующей документации организации. По итогам обследования составлены протоколы и выполнен анализ полученных данных для оценки возможности внедрения типового решения – «1С:Документооборот КОРП 3.0».
По результатам обследования приступили к конфигурированию прототипа будущей системы. Для системных администраторов заказчика проведён краткий курс по установке и настройке PostgreSQL. На данном этапе наладили эффективное взаимодействие между командами интегратора и заказчика. Результатом этапа стал готовый прототип системы с базовыми настройками, ключевыми справочниками, рабочими группами и первичными правилами интеграции с «1С:Зарплата и управление персоналом».
Поскольку в типовом решении синхронизация сотрудников между 1С:ЗУП и 1С:Документооборот отсутствует, интеграция выполнялась путём индивидуальной разработки «с нуля». Ключевым условием проекта была минимизация изменений типовой конфигурации. В связи с этим решили создать собственный план обмена между системами с использованием встроенного механизма обмена данными на базе расширения конфигураций. Особенность реализации: точечная настройка – только для определённых справочников и документов. Дополнительно разработаны правила регистрации и правила обмена с применением программного продукта «1С:Конвертация данных 2.0».
Следующим этапом приступили к миграции исторических данных из текущей информационно системы организации. Загрузили более 320 тысяч документов и файлов из исторической системы, с сопоставлением реквизитного состава. Кроме того, были разработаны и внедрены 57 новых видов документов учитывая особенности бизнес-процессов заказчика. Эти документы охватывают широкий спектр направлений, включая входящую и исходящую корреспонденцию, договорную документацию, а также внутренние нормативные документы (приказы, распоряжения, служебные записки, акты и др.).
Разграничили права доступа к документам и объектам системы, создали 6 рабочих групп, 7 настроек доступности по состоянию документа, а также 3 новых полномочия с ролями. Объединили документы в единой системе, в том числе архив.
В рамках настройки системы по функциональным блокам настроены следующие блоки:
- внутренние документы,
- канцелярия,
- мероприятия,
- автоматически заполняемые формы,
- интеграция с MS Outlook,
- архивное хранение.
По итогам настройки каждого блока проводилось совместное тестирование в рабочей группе, по результатам которого вносились корректировки, уточнялись настройки и согласовывался итоговый протокол.
В рамках проекта внедрён функционал для ведения корпоративной переписки (входящая и исходящая корреспонденция), а также для работы с внутренними нормативными документами: приказы, служебные записки, распоряжения, акты.
