Описание
До внедрения Битрикс24 работа с клиентами и заказами в компании «ЛЕД33» была распределена между несколькими несвязанными системами. В 1С велся складской и финансовый учет: остатки, поступления, списания, проводки. Для электронного документооборота использовалась отдельная система, переписка и согласования с клиентами проходили по почте и в мессенджерах, статусы оплат проверялись по банковским выпискам или через бухгалтерию.
Это приводило к тому, что для получения целостной картины по одному клиенту менеджеру приходилось последовательно:
- смотреть остатки и счета в 1С;
- искать коммерческие предложения и договора в почтовых цепочках;
- поднимать переписку и вложения в мессенджерах;
- уточнять у бухгалтерии, оплачен ли счет и можно ли отгружать.
По итогам первичного обследования команда Первого Бита предложила внедрить коробочный Битрикс24 на 50 пользователей как надстройку «одного окна» над уже работающим ландшафтом (1С + банк + ЭДО). Было принято решение не менять учетную систему, а собрать вокруг неё CRM‑уровень с воронками, сценариями работы и интеграциями, в котором менеджеры и руководство смогут видеть полную картину по клиентам и сделкам.
Настройка воронок продаж
Все новые обращения автоматически фиксируются в Битрикс24. На их основе создается лид с указанием контактного лица, канала обращения и параметров запроса (тип оборудования, объект, регион, ориентировочные сроки). Одновременно система ставит менеджеру задачу на первичный контакт с установленным сроком выполнения.
По итогам общения менеджер фиксирует результаты в карточке, после чего система, в зависимости от сценария, автоматически создает следующую задачу на подготовку коммерческого предложения или повторный контакт с клиентом, а также устанавливает соответствующие напоминания.
После подтверждения интереса лид попадает в воронку «Продажа оборудования». Коммерческие предложения и счета формируются на основе номенклатуры, синхронизированной с 1С. Прямо из карточки сделки менеджер может подготовить коммерческое предложение и счет, а затем отправить клиенту через ЭДО или электронную почту.
В зависимости от этапа сделки Битрикс24 автоматически формирует задачи для дальнейшей работы, например, «Уточнить решение по КП» или «Проверить оплату». Все документы (КП, счета, договоры), а также история их отправки и согласования фиксируются в карточке сделки.
После оплаты или подтверждения условий отгрузки менеджер согласует с клиентом дату поставки или монтажа и фиксирует ее в карточке сделки. Система автоматически создает задачи ответственным за логистику и сервис с указанием адреса, дат и состава оборудования, а также отправляет напоминания за 1–2 дня до отгрузки.
Для сервисного обслуживания была выстроена отдельная воронка, которая позволяет системно обрабатывать заявки на ремонт и обслуживание оборудования.
При поступлении обращения менеджер указывает модель, серийный номер оборудования, описание проблемы, адрес, контактные данные и желаемые сроки. На основе этих данных система создает сделку в воронке «Сервис» и ставит задачу сервисному координатору.
В рамках обработки заявки назначается инженер и дата диагностики (выездной или дистанционной). Система напоминает инженеру о предстоящей заявке, а в карточке сделки доступны все данные по оборудованию и клиенту. Далее инженер выполняет работы, вносит информацию о проведенных операциях и использованных запчастях. При подборе запчастей он использует каталог номенклатуры, синхронизированный с 1С, что снижает риск ошибок при выборе позиции.
По завершении работ формируется акт выполненных работ, который отправляется клиенту через ЭДО. Подписанный акт автоматически возвращается в Битрикс24 и прикрепляется к сделке. После оплаты по акту интеграция с банком обновляет статус сделки, что позволяет завершить обращение.
Синхронизация Битрикс24 с 1С
Специалисты Первого Бита настроили синхронизацию данных между 1С и Битрикс24. Из 1С в CRM регулярно выгружается каталог номенклатуры — товары, материалы и услуги с кодами, наименованиями и ценами. При формировании коммерческого предложения или счета менеджер выбирает позиции из этого каталога, полностью соответствующего данным 1С, а сведения о созданных в CRM счетах автоматически возвращаются в 1С для отражения в учете и резервирования склада.
Это избавило от ручного заведения товаров в CRM, снизило риск расхождений по наименованиям и ценам и позволило менеджерам получать основную информацию по номенклатуре напрямую из системы, без дополнительных запросов на склад.
Настройка интеграции с банком и ЭДО
Интеграция с банком настроена таким образом, что данные о фактических платежах клиентов по счетам автоматически попадают в Битрикс24. При загрузке банковской выписки каждое поступление сопоставляется со счётом или сделкой по реквизитам, в карточке сделки обновляются сумма и статус оплаты, а менеджер получает уведомление о поступивших средствах и может планировать отгрузку или завершение работ.
Интеграция с системой электронного документооборота позволяет формировать и отправлять клиенту счета, акты и договоры непосредственно из карточки сделки в Битрикс24. Подписанные с обеих сторон документы автоматически возвращаются в систему и прикрепляются к этой же сделке.
Отчетность и управленческая аналитика
Для контроля и анализа работы настроена система отчетности в Битрикс24. Данные формируются в разрезе сотрудников, направлений и периодов, что позволяет отслеживать динамику и оценивать эффективность работы команды.
В системе доступны следующие ключевые показатели:
- По лидам и сделкам — количество обращений, конверсия в сделки и доля успешно завершенных.
- По воронке продаж — распределение сделок по этапам и конверсия на каждом шаге.
- По менеджерам — обработанные лиды, активные и закрытые сделки, суммы.
- По просрочкам — выборки по задачам и сделкам без движения более заданного количества дней.
