Описание
На момент старта проекта университет использовал конфигурацию «БИТ.Расчет стипендии», которая на протяжении многих лет обеспечивала выполнение задач по назначению и расчету стипендиальных выплат. Однако развитие внутренних процессов и рост требований к качеству данных постепенно привели к необходимости пересмотра существующего подхода.Основным источником сведений о студентах стал «Электронный деканат», где формировалась информация о движении контингента, изменениях статусов обучающихся и приказах, влияющих на назначение выплат. При этом часть данных продолжала сопровождаться непосредственно в системе расчета стипендий. Для поддержания актуальности информации сотрудникам приходилось регулярно контролировать корректность сведений в нескольких системах одновременно, отслеживать изменения и выполнять дополнительные проверки. По мере увеличения объема данных такие операции требовали все больше времени и внимания сотрудников университета.
Дополнительным фактором стало то, что конфигурация «БИТ.Расчет стипендии» больше не рассматривалась как платформа для дальнейшего развития процессов университета. Перед университетом стояла задача перейти на современную систему расчета стипендий без потери накопленных данных и привычной логики работы пользователей, одновременно повысив качество данных и уровень автоматизации процессов.
Цель проекта заключалась в создании единой, актуальной и расширяемой системы расчета стипендий на базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (1С:ЗКГУ) с полной интеграцией с «Электронным деканатом». Проект затрагивал критически важный для университета процесс, напрямую связанный с начислением выплат обучающимся. Основная сложность заключалась в том, что необходимо было не просто заменить одну информационную систему другой, а сохранить накопленный опыт пользователей, перенести исторические данные и воспроизвести сложившиеся бизнес-процессы в новой конфигурации.
На этапе обследования специалисты провели серию рабочих встреч с представителями университета, проанализировали действующие процессы расчета стипендий и определили требования к новой системе. Особое внимание уделили интеграции с «Электронным деканатом», поскольку именно эта система являлась основным источником информации об обучающихся.
В рамках проекта разработали механизм автоматической загрузки данных из «Электронного деканата». В систему расчета стипендий стали автоматически поступать сведения о студентах, форме обучения, источниках финансирования, кадровых изменениях и приказах, влияющих на назначение выплат. Если ранее сотрудники были вынуждены контролировать передачу части информации вручную и регулярно сверять данные между системами, то после внедрения обмен охватил практически весь объем сведений, необходимых для расчета стипендий. Это обеспечило единый источник актуальной информации и сократило количество операций, связанных с ее сопровождением.
Одновременно расширили структуру данных о студентах внутри системы. Для этого разработали дополнительные справочники и реквизиты, позволяющие хранить сведения, ранее доступные только в «Электронном деканате». В результате сотрудники получили возможность работать с полной информацией об обучающемся непосредственно в системе расчета стипендий без необходимости обращаться к другим информационным ресурсам. Это упростило подготовку отчетности и повысило качество аналитической работы.
Еще одним направлением проекта стала автоматизация операций, которые ранее требовали значительных трудозатрат. Для подготовки справок по стипендиям, выплачиваемым за счет субсидий, был создан отдельный механизм, позволяющий формировать документы на основании данных системы без дополнительного поиска информации. Также был разработан специализированный инструмент для назначения, изменения и отмены плановых стипендий. Вместо использования нескольких документов и дополнительных проверок сотрудники получили единый рабочий механизм, адаптированный под специфику массовой работы со стипендиальными начислениями.
В рамках проекта разработали механизм автоматической загрузки данных из «Электронного деканата». В систему расчета стипендий стали автоматически поступать сведения о студентах, форме обучения, источниках финансирования, кадровых изменениях и приказах, влияющих на назначение выплат. Если ранее сотрудники были вынуждены контролировать передачу части информации вручную и регулярно сверять данные между системами, то после внедрения обмен охватил практически весь объем сведений, необходимых для расчета стипендий. Это обеспечило единый источник актуальной информации и сократило количество операций, связанных с ее сопровождением.
Одновременно расширили структуру данных о студентах внутри системы. Для этого разработали дополнительные справочники и реквизиты, позволяющие хранить сведения, ранее доступные только в «Электронном деканате». В результате сотрудники получили возможность работать с полной информацией об обучающемся непосредственно в системе расчета стипендий без необходимости обращаться к другим информационным ресурсам. Это упростило подготовку отчетности и повысило качество аналитической работы.
Еще одним направлением проекта стала автоматизация операций, которые ранее требовали значительных трудозатрат. Для подготовки справок по стипендиям, выплачиваемым за счет субсидий, был создан отдельный механизм, позволяющий формировать документы на основании данных системы без дополнительного поиска информации. Также был разработан специализированный инструмент для назначения, изменения и отмены плановых стипендий. Вместо использования нескольких документов и дополнительных проверок сотрудники получили единый рабочий механизм, адаптированный под специфику массовой работы со стипендиальными начислениями.
Отдельное внимание уделили контролю корректности назначения выплат. В процессе эксплуатации сотрудники регулярно сталкивались с необходимостью отслеживать студентов, находящихся в академическом отпуске, поскольку такие обстоятельства напрямую влияют на назначение стипендий. Для решения этой задачи в систему встроили механизм автоматической проверки. При выполнении операций пользователь получает информацию о наличии действующего академического отпуска, периоде его действия и соответствующем приказе. Благодаря этому контроль осуществляется непосредственно в момент работы с начислениями, а риск ошибочного назначения выплат существенно снижается.
После завершения разработки выполнили перенос исторических данных и настроили параллельный расчет стипендий для проверки корректности результатов. Также провели консультации с пользователями. Такой подход обеспечил непрерывность работы подразделения и подтвердил правильность переноса всех механизмов расчета перед окончательным переходом на новую систему. Система охватывает порядка 15 000 обучающихся и пользователей, вовлеченных в процессы стипендиального учета и сопровождения выплат, что делает ее значимым элементом финансово-учетной инфраструктуры университета федерального уровня.
В результате реализации проекта Сеченовский университет перешел на современную платформу управления стипендиальными выплатами, обеспечив единый цифровой контур между системой расчета и «Электронным деканатом». Ключевым эффектом стало формирование единого источника данных по студентам и приказам, что позволило исключить необходимость регулярных ручных сверок между системами. Все критически важные данные о студентах и основаниях для начислений теперь поступают в систему автоматически и используются в расчетах без дополнительной обработки.
В рамках проекта нам удалось выстроить единый контур работы со стипендиями, в котором данные из «Электронного деканата» стали автоматически и корректно использоваться в расчетной системе. Это существенно упростило работу сотрудников и снизило необходимость постоянных сверок между системами. Мы получили более прозрачный и управляемый процесс назначения стипендий, а система стала значительно удобнее в ежедневной эксплуатации.
Главный бухгалтер Сеченовского университета
