Описание
До внедрения CRM компания «Карбоним инжиниринг» столкнулась с типичными для растущего бизнеса сложностями. Информация по заказам хранилась в почте и чатах, что приводило к потере данных и сложностям в контроле сроков.
Не было единого регламента взаимодействия между менеджерами, технологами и производством. Руководству было сложно оценить реальную загрузку цеха и статус каждого проекта.
Ключевой особенностью проекта стала необходимость объединить в одной системе два принципиально разных процесса: работу менеджеров с клиентами и сложное, многоэтапное проектное производство.
Структурирование входящих заявок
Работа над проектом началась с настройки воронки лидов. Каждое обращение через сайт, почту или телефон теперь автоматически попадает в CRM на стадию «Новая заявка». Менеджер должен квалифицировать лид в течение часа, и система автоматически напоминает о просрочке. Это помогло отсеивать нецелевые запросы и фокусироваться на реальных проектах.Для работы с качественными лидами специалисты Первого Бита настроили воронку, включающую этапы определения потребностей, подготовки презентации и этап «дожима».
На каждом этапе CRM автоматически ставит задачи менеджерам и уведомляет руководителя о затянувшихся сделках. Это позволило формализовать процесс продаж и исключить потерю перспективных клиентов.
Сквозное управление проектами: от ТЗ до отгрузки
Как только лид конвертируется в сделку, в работу вступают другие отделы. Для этого была реализована сложная логика взаимодействия через связанные сущности — смарт-процессы.
- Смарт-процесс «Оценка». При создании сделки автоматически запускается процесс оценки технического задания. Ответственный технолог получает уведомление и все необходимые документы от клиента. В процессе оценки он рассчитывет себестоимость материалов, сроки производства и подбирет технологию изготовления. Как только оценка готова, сделка автоматически переходит на этап подготовки коммерческого предложения, а все рассчитанные данные подтягиваются в карточку сделки.
- Согласование и запуск в производство. После согласования КП и договора, при поступлении оплаты система автоматически создает запись в смарт-процессе «Производство». Начальник производства видит весь пакет документов: ТЗ, договор, сроки. Этапы производства («Изготовление мастер-модели», «Снятие оснастки», «Производство») отмечаются в системе, что дает менеджеру и клиенту прозрачность по статусу заказа без лишних звонков.
- Контроль качества и отгрузка. На этапе «Контроль качества» право изменять карточку переходит от начальника производства к сотруднику ОТК. После подтверждения качества система автоматически уведомляет менеджера о необходимости проконтролировать отгрузку.
Автоматизация документооборота
Команда Первого Бита настроила автоматическое формирование документов на основе шаблонов. При переходе на этап «Подготовка договора» система сама генерирует проект договора, подставляя в него реквизиты клиента и параметры сделки. Это сократило время на рутинную работу и минимизировало ошибки.
