Согласно приказу Министерства здравоохранения Российской Федерации от 07.09.2020 № 947н «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов», с 1 февраля 2021 года введён официальный порядок ведения медицинской документации в форме электронных документов.
Приказ № 947н предоставляет медицинским организациям право организовать ведение медицинской документации в электронной форме, полностью или частично, исходя из своей технической готовности. Решение о переходе на электронный документооборот принимается самой медицинской организацией и оформляется локальным актом.
Согласно утвержденному Порядку, решение о частичном или полном переходе на ведение медицинской документации в форме электронных документов (в том числе без дублирования на бумаге) принимает медицинская организация самостоятельно, исходя из своей технической готовности.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП врача) требуется тем медицинским работникам, которые формируют и подписывают электронные медицинские документы. Сведения о таких работниках и их электронной подписи должны быть внесены в федеральный регистр медицинских работников ЕГИСЗ.
Сертификат ключа проверки электронной подписи выдается аккредитованным удостоверяющим центром, как правило по инициативе медицинской организации или ее учредителя; ответственность за организацию применения ЭП и соблюдение требований лежит на организации, а не на отдельных медработниках.
Что такое ЭЦП подпись врача?
Электронная (цифровая) подпись врача – это электронный аналог обычной собственноручной подписи медицинского работника, который позволяет заверять рецепты, листки нетрудоспособности, медицинские карты, отчеты и другие документы в цифровом формате.
В законодательстве используется термин «электронная подпись», а для подписания электронных медицинских документов требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Зачем врачам нужна электронная подпись и почему это удобно?
С учётом перехода медицинских организаций на электронный документооборот, электронная подпись становится необходимым инструментом для тех медицинских работников, которые формируют и подписывают электронные медицинские документы. Можно выделить несколько причин, которые раскрывают, для чего она нужна, а именно:
- Использование электронных документов избавляет врачей от необходимости вручную заполнять одни и те же данные в разные бланки.
- В цифровом формате невозможно потерять или подделать какую-либо информацию.
- Медицинские карты, выписки, больничные и прочие документы не занимают места и их очень легко хранить.
- Врачам не нужно следить за множеством нюансов при заполнении документов (расположение штампа, цвет чернил, нехватка места на бумаге), что ведет к облегчению и ускорению их работы.
- Заверенные электронной подписью больничные в автоматическом режиме проверяются перед отправкой в ФСС. По этой причине медицинские учреждения не получат штрафов за неверное оформление бланков или их порчу.
Непрерывное заполнение однотипных бумаг – это огромная проблема для современных врачей. Вместо лечения пациентов они вынуждены тратить огромное количество времени на бюрократию. Электронная цифровая подпись позволит значительно упростить работу с бумагами и подарит врачу больше времени на работу с пациентами.
Кому нужна электронная подпись в медицинской организации?
Усиленная квалифицированная электронная подпись требуется тем работникам, которые формируют и подписывают электронные медицинские документы и электронные листки нетрудоспособности:
- электронная подпись главного врача — для подписания отчетных документов, приказов и иных документов, которые от имени медицинской организации создаются в электронном виде;
- специалиста статотдела (или ответственному за взаимодействие с ФСС) — для заверения и передачи сведений о листках нетрудоспособности и иных данных в государственные информационные системы;
- лечащему врачу, фельдшеру и другим медработникам, непосредственно оформляющим электронные медицинские документы (карты, выписки, назначения, электронные листки нетрудоспособности).
Электронная подпись может использоваться при работе в разных медицинских организациях, если это предусмотрено правилами использования сертификата и локальными актами организаций.
Для работодателя (юридического лица) использование электронной подписи необходимо, если организация обрабатывает электронные листки нетрудоспособности своих сотрудников и взаимодействует с ФСС и другими государственными информационными системами в электронном виде.
Какие документы подписываются ЭП врача?
Основной перечень документов, который подписывается усиленной электронной подписью медицинского работника:
- Медицинская карта пациента;
- Медицинская карта стационарного больного;
- Индивидуальная карта беременной и родильницы;
- История развития новорожденного;
- История развития ребенка;
- История родов.
Также к вышеперечисленным можно прибавить абсолютно все документы, по отношению к пациенту, которые содержат в себе данные и сведения о его состоянии здоровья. Еще существует документы, которые оформляется с использованием электронной подписи любого вида. Они должны соответствовать одному из следующих условий:
- Формируются в ходе оказания медицинской помощи без оформления медицинского документа.
- Предназначены для организации взаимодействия с другими информационными системами.
- Содержатся в журналах, формируемых за счет электронных медицинских документов.
- Порядок ведения их аналогов на бумаге не требует подписи или печати медицинского работника.
- Также нельзя не отметить, что те записи, которые были получены автоматически в результате применения изделий, допущенных к обращению, не требуют подписи работника.
Как происходит подписание электронных документов?
В постановлении Министерства здравоохранения были выделены следующие правила, которые необходимо соблюдать при подписании электронных документов, а именно:
При формировании документа несколькими работниками, каждый участник обязывается поставить свою цифровую подпись.
В том случае если медицинский документ на бумажном носителе требует подписи или заверения печатью руководителя организации, то электронный вариант документа также должен быть подписан начальством (или уполномоченным).
Если медицинская организация осуществляет документооборот в цифровом варианте, она должна быть зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций Единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ), а сведения о медицинских работниках, которые формируют и подписывают электронные медицинские документы, должны быть внесены в федеральный регистр медицинских работников ЕГИСЗ.
Электронные медицинские документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в формате CMS, предусмотренном для взаимодействия с государственными информационными системами в сфере здравоохранения.
Каковы правила регистрации электронных документов в реестре?
Согласно приказу Минздрава России от 07.09.2020 № 947н, электронные медицинские документы подлежат регистрации в реестре электронных медицинских документов (РЭМД) посредством государственных информационных систем в сфере здравоохранения.
Документы регистрируются в РЭМД в течение одного рабочего дня с момента формирования. При внесении изменений или исправлений создаётся новая версия электронного документа, которая также подписывается УКЭП и регистрируется в реестре.
Регистрация осуществляется исключительно через государственные информационные системы (МИС медицинских организаций, региональные ГИС и ЕГИСЗ).
Как выглядит электронный медицинский документ?
Требования к составу реквизитов электронного медицинского документа и к отметке об электронной подписи установлены приказом Минздрава России от 07.09.2020 № 947н.
Для начала, важно отметить, что электронный медицинский документ должен содержать следующее:
- Наименование медицинской организации, а также ее адрес в пределах места расположения.
- Персональные данные гражданина, который является непосредственным получателем медицинской помощи или услуги, включая фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол и место жительства.
- Наименование должности лица (или нескольких лиц), сформировавшего (или сформировавших) электронный медицинский документ.
- Сведения о цифровой подписи (отметка об электронной подписи).
- Дату составления цифрового документа.
- Текст цифрового документа.
- Также в постановлении указано, что электронный документ должен содержать текст “ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ”. Его необходимо расположить в верхней части отметки и выровнять горизонтально прямо по центру области. Также очень важно написать все слова с большой буквы.
- Сведения о сертификате ключа проверки должны быть установлены в нижней части отметки и содержать такие элементы, как:
- Номер сертификата;
- Данные владельца;
- Срок действия сертификата;
- Наименование медицинской организации.
Все элементы, раскрывающие данные о сертификате располагаются на отдельных строках, исключительно друг под другом.
- Элемент “Номер сертификата ключа проверки электронной подписи” должен содержать текст “Сертификат” и номер сертификата подписи.
- Элемент “Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи” должен содержать текст ”Владелец”, где указывается фамилия, имя, отчество, место нахождения и основной государственный регистрационный номер юридического лица (если владельцем сертификата выступает юридическое лицо).
- Элемент “Срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи” должен содержать текст “Действителен с”, после чего необходимо ввести дату начала действия сертификата и дополнить надписью “по” и ввести дату окончания действия.
Срок действия приказа Минздрава России от 07.09.2020 № 947н
Порядок ведения медицинской документации в форме электронных документов, утверждённый приказом № 947н, вступил в силу 1 февраля 2021 года и применяется до 1 февраля 2027 года. При этом отдельные положения порядка будут уточняться и дополняться; с сентября 2026 года запланированы изменения порядка ведения электронных медицинских документов. Медицинским организациям и специалистам следует отслеживать обновления нормативной базы, локальных актов и методических рекомендаций Минздрава России, чтобы своевременно адаптировать свои процессы электронного документооборота.
Приказ № 947н предоставляет медицинским организациям право организовать ведение медицинской документации в электронной форме, полностью или частично, исходя из своей технической готовности. Решение о переходе на электронный документооборот принимается самой медицинской организацией и оформляется локальным актом.
Согласно утвержденному Порядку, решение о частичном или полном переходе на ведение медицинской документации в форме электронных документов (в том числе без дублирования на бумаге) принимает медицинская организация самостоятельно, исходя из своей технической готовности.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) врача и медицинского работника требуется тем, кто формирует и подписывает электронные медицинские документы. Сведения о таких работниках и их электронной подписи должны быть внесены в федеральный регистр медицинских работников ЕГИСЗ.
Сертификат ключа проверки электронной подписи выдается аккредитованным удостоверяющим центром, как правило по инициативе медицинской организации или ее учредителя; ответственность за организацию применения ЭП и соблюдение требований лежит на организации, а не на отдельных медработниках.
