Организация удаленной работы в 2022 году

С 2021 года действует закон о дистанционной работе. В ТК РФ включили новые виды удаленки, основания для увольнения дистанционников, а также поменяли механизм организации труда и обмена документацией. Рассмотрим, что изменилось в 2022 году.

Регулирование трудовой деятельности удаленщиков

С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.

В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:

Что подразумевает удаленная работа

Само понятие удаленной работы не поменяли — это работа, при которой сотрудник выполняет профессиональные обязанности посредством интернета, телефона или иных средств связи. При этом его место нахождения не стационарное и не совпадает с местом нахождения работодателя, его офисов и подразделений, а также подконтрольных территорий.

В 2022 году сотрудник получает статус дистанционного, когда:

• оформляют трудовой договор (для новых работников);
• подписывает допсоглашение к трудовому договору (для сотрудников, переводимых на удаленку по соглашению с работодателем);
• временно переводится на удаленку в экстренных случаях (для работников, по которым работодатели приняли соответствующий внутренний нормативный акт и перевели сотрудника на удаленку по своей инициативе — ст. 312.9 ТК).

Удаленная работа подразделяется на следующие виды:

1. постоянная — на весь период трудового договора;
2. временная — непрерывная дистанционка сроком до 6-ти мес.;
3. периодическая — при ней периоды дистанционки чередуются с трудовой деятельностью в офисных условиях.

Заключение договора на дистанционную работу

Содержание трудового договора с удаленщиком должно удовлетворять требованиям ст. 57 ТК и гл. 49.1 ТК. В данном документе отражаются:

• условие о выполнении трудовой функции — удаленно на постоянной или временной основе (по втором случае — непрерывно либо периодически);
• место работы — проставляется в общем порядке наименование компании и место ее регистрации;
• режим работы и отдыха — когда он указан в трудовом договоре, сотрудник должен его придерживаться, а когда не указан — дистанционный работник устанавливает его самостоятельно;
• правила предоставления отчетности о проделанной работе — указываются сроки, периодичность и формы отчетов;
• оборудование и ПК — работодатель обеспечивает сотрудника необходимым инструментарием для выполнения должностных обязанностей или компенсирует затраты, когда дистанционный работник использует собственные средства;
• основания для увольнения — указываются основания прекращения трудового договора, которые не отражены в ТК.

Трудовой договор, допсоглашение к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор стороны (работодатель и сотрудник) могут заключать через обмен электронной документацией. Для этого работодатель должен использовать УКЭП, а сотрудник — УКЭП или УНЭП (ст. 22.3 ТК).

В иных ситуациях стороны могут взаимодействовать любыми другими методами, позволяющими фиксировать факты получения документации. Такие методы требуется зафиксировать в локальной нормативной документации и трудовом договоре.

Паспорт, трудовую книжку, военный билет, аттестат и иные документы для приема на работу удаленный сотрудник также может направить в электронном формате. Однако работодатель вправе потребовать отправки сотрудником нотариально заверенных бумажных копий документов.

Бумажный вариант трудового договора и допсоглашения к нему работодатель должен направить сотруднику, если он подаст письменное заявление. На это есть три рабочих дня с момента поступления указанного заявления.

Перевод на дистанционную работу по согласию сторон

Работодатель может перевести работника из офиса на дистанционный режим по договоренности с ним. В данном случае стороны подписывают дополнительное соглашение об изменении трудовых условий, на основе которого директор издает приказ (ст. 72, ч. 2 ст. 312.1 ТК).

Допсоглашение можно оформить на такие сроки:

• на период действия трудового договора — в данной ситуации можно применять постоянную или временную удаленку;
• на период не больше 6-ти мес. — в этот срок сотрудник работает только удаленно.

В допсоглашении нужно прописать те же условия, что и в трудовом договоре. Документ можно оформить в электронном виде (ч. 1 ст. 312.3 ТК). Также работник вправе подать письменное заявление работодателю, чтобы он направил бумажный вариант допсоглашения. Отправить документ нужно в течение 3-х рабочих дней.

Экстренный перевод на дистанционную работу

Работодатель вправе временно перевести сотрудника на дистанционный режим работы и без его согласия (ст. 312.9 ТК) в следующих ситуациях:

• имеется угроза жизни или нормальным условиям жизни, к примеру, авария, пожар, ЧС, землетрясение, эпидемия и т.д.;
• госорганы или местные органы самоуправления решили перевести сотрудников на дистанционный режим.

Важно! Когда сотрудника невозможно перевести на дистанционный режим или работодатель не может дать ему все необходимое для трудовой деятельности, он должен оплачивать простой по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя. Оплата производится из расчета не меньше 2/3 тарифной ставки или должностного оклада.

При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:

• причину перевода;
• перечень переводимых сотрудников;
• срок перевода — он должен закончиться не позже, чем исчезнет обстоятельство, которое стало причиной перевода;
• правила обеспечения сотрудников всем необходимым для работы;
• правила организации работы — режим рабочего времени, правила и методы взаимодействия, правила и сроки сдачи отчетности по работе;
• иные положения, касающиеся организации трудовой деятельности.

В трудовом договоре не нужно делать никаких корректировок. Когда период перевода закончится, работодатель возвращает сотрудника на прежнее место, и он продолжает работать дальше.

Организация труда и режима работы дистанционных работников

При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.

Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:

• режимом рабочего времени;
• условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
• порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
• механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.

Часы трудовой деятельности, при которой сотрудник взаимодействует с работодателем, входят в его рабочее время. К примеру, если по рабочему графику установлено рабочее время с 08:00 до 17:00, то работодатель не вправе звонить сотруднику в 22:00 и требовать срочно выполнить задачи.

Дистанционный работник может направляться в командировку, которой является любое служебное поручение, для выполнения которого сотрудник направляется в место, отличное от места осуществления работы.

Дополнительные причины расторжения трудового договора

Расторгнуть трудовой договор с дистанционным сотрудником можно по общим основаниям из ТК РФ. Однако в ст. 312.8 ТК указаны дополнительные основания увольнения, касающиеся только удаленных работников:

• сотрудник без уважительной причины не выходит на связь с работодателем больше 2-х рабочих дней подряд с момента, когда работодатель отправил запрос. Не запрещено устанавливать более длительный период в данном случае;
• работник поменял местность выполнения должностных обязанностей и больше не может трудиться на старых условиях.

Ранее работодатели самостоятельно указывали в трудовом договоре основания для увольнения (ст. 312.5 ТК). Из-за этого дистанционных работников могли увольнять практически по любой причине. На данный момент формулировку, которая давала данную возможность, убрали из ТК РФ.

Если сотрудник получил сообщение о расторжении трудового договора в виде электронного приказа или распоряжения, работодатель обязан направить также и бумажную копию документа. Для отправки дается три рабочих дня с момента его издания.

Изменения в 2022 году по дистанционной работе

С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:

• Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.

Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.

• работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
• Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).

При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:

• при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
• при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:

• производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
• производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
• знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.

Иные обязанности по ОТ удаленных работников требуется соблюдать, если это указано в колдоговоре, внутреннем нормативном документе, трудовом договоре (ст. 312.7 ТК).

Остались вопросы или нужна помощь в организации удаленной работы? Закажите консультацию наших специалистов!