Описание
До проекта использовалась учетная система 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, в которой велся регламентированный учет.
Счета на оплату не согласовывались. Не было контроля выполнения бюджета движения денежных средств. Платежные поручения заводились вручную в учетной системе 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП и отправляли в оплату с помощью Директ-банка.
Сбор планов по бюджетам доходов и расходов на очередной год в компании осуществлялся с помощью рассылки участникам процесса электронных писем с прикрепленной Excel-формой. Руководители подразделений заполняли и возвращали эти формы в том же формате. Сводный бюджет компании формировался вручную путем копирования данных, что занимало около 5 рабочих дней. Ежемесячно пересматривались бюджетные показатели: формировались месячные бюджеты продаж по путевкам, платным услугам и операционный бюджет затрат.
Фактические данные по продажам путевок и койко-дней получали из СПК «Здравница». Экономисты вручную выгружали «Отчет по койко-дням», чтобы определить фактическое число проживающих, по видам путевок (например: «ДМС», «Льготы», «Турфирмы», «СВО», «Предприятия», прямые продажи) и занятые койко-дни. Данные о медицинских услугах также собирались вручную из СПК «Здравница», отдельно формировался «Сводный отчет по кассе» по оплаченным процедурам: лечебные ванны, массажи, физиотерапия. При этом справочник медицинских услуг СПК «Здравница» не был сопоставлен со статьями доходов в 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП. На консолидацию данных уходило около 3 рабочих дней ежемесячно. Постоянно присутствовал риск ошибок переноса, а руководство получало отчеты с опозданием и не имело актуальной информации о прибыльности каждого направления.
В проекте участвуют 14 центров финансовой ответственности (ЦФО). Проект включает моделирование процессов верхнего уровня, детальную настройку НСИ бюджетирования, внедрение функционала блоков «Казначейство» и «Бюджетирование».
Внедрена комплексная система бюджетирования и казначейства на базе типовых решений 1С и БИТ.ФИНАНС, автоматизированы процессы согласования заявок на расходование денежных средств и договоров, настроены правила трансляции данных из бухгалтерского учета в управленческий.
В рамках настройки казначейства реализованы маршруты согласования заявок на расходование денежных средств. Настроены алгоритмы визирования и интерактивного управления платежами через рабочее место казначея. Созданы два маршрута визирования: первый — для статей расходов «Продукты питания» и «Агентское вознаграждение», второй — для остальных статей, что связано с разным составом согласующих лиц. Заявка на расходование денежных средств проверяется на соответствие лимиту бюджета до отправки в банк.
В ходе настройки бюджетирования внедрена комплексная система бюджетного управления, охватывающая как движение денежных средств (БДДС), так и формирование финансового результата (БДР).
Сквозное планирование
Бюджеты формируются на уровне центров финансовой ответственности (ЦФО) по детализированным статьям оборотов. Для доходной части (продажи путевок, медицинские услуги) появилась возможность планирования не только в денежном, но и в натуральном выражении — например, в койко-днях, что особенно важно для санатория.
Гибкие формы бюджетов
Настроены специализированные формы для ввода бюджетных данных. Так, бюджет продаж санаторно-курортных путевок заполняется в фиксированном макете, обеспечивая удобство работы, а операционные бюджеты имеют динамические, настраиваемые структуры, меняющиеся по мере их заполнения.
План-фактный анализ
фактические данные по БДР автоматически поступают из бухгалтерского учета по настроенным правилам трансляции, а данные по продажам — из СПК "Здравница". Это позволяет в реальном времени сравнивать плановые и фактические показатели по ЦФО, статьям, типам реализации и признакам затрат.
Проект включает интеграцию с системой СПК «Здравница» для автоматизации учета санаторно-курортной деятельности.
- Учет путевок и койко-дней: система автоматически загружает данные по фактическому проживанию, распределяет выручку по видам реализации (например, «путевка с лечением», «проживание») и подсчитывает количество оказанных услуг в натуральном выражении (койко-дни). Это позволяет точно оценивать плановую выручку санатория.
- Учет медицинских и платных услуг: автоматически загружаются все оплаченные гостями процедуры. Проведена работа по сопоставлению номенклатуры «Здравницы» со статьями оборотов в 1С. Например, «Лечебное плавание в бассейне» всегда относится к статье «БП-000183», а все виды массажа — к «БП-000167». Это обеспечило консистентность данных.
- Сквозная аналитика: каждая операция (и из бухгалтерии, и из «Здравницы») получает аналитику по ЦФО (14 центров ответственности, например, «Водно-оздоровительный комплекс», «Лечебный корпус») и Проекту, что позволяет видеть финансовый результат по каждому направлению.
Получение управленческой отчетности упростилось за счет автоматического сбора данных в единой конфигурации. Отчёты содержат детальную информацию как по бухгалтерским статьям, так и по операционным данным из СПК «Здравница»: выручке по типам путевок, доходам от медицинских услуг, количеству обслуженных гостей (койко-дни). Появилась возможность оперативно выявлять отклонения и быстро на них реагировать. В отчете «План-фактный анализ бюджета» стало ясно, по каким статьям возникли отклонения (например, «Продукты питания» по ЦФО «Комплекс питания») и из-за чего произошёл перерасход или образовалась экономия.
Благодаря настройке выгрузки данных из СПК «Здравница» в 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП по путевкам и платным услугам сократилось время на формирование управленческой отчетности для руководства и устранен риск ошибок, связанных с «человеческим фактором».
