Описание
Управленческая отчётность и бюджетирование в ООО «Полевой» собирались долго и трудоёмко в электронных таблицах. Не формировалась консолидированная управленческая отчётность. Отсутствовало единое информационное пространство в блоках казначейства, управленческого учёта, бюджетирования, учёта графиков договоров и финансовых условий по договорам. Существовали кассовые разрывы и не вёлся платёжный календарь. Заявки на оплату подавались устно от сотрудника сотруднику, в чате или по телефону без контроля лимитов, а реестр заявок формировался вручную.
Компания приняла решение до конца 2024 года перейти к формированию БДДС, сбору факта ДДС и использованию функционала Казначейства в новой системе, а до конца января 2025 года перейти к формированию и ведению в новой системе всей управленческой отчётности и бюджетирования.
Изменения коснулись трёх основных контуров: казначейства, бюджетирования и управленческого учёта, учёта договоров.
Автоматизация казначейства
Специалисты Первого Бита автоматизировали согласование заявок, формирование и согласование реестра платежей, проверку лимитов и план-фактный анализ БДДС с помощью модуля «БИТ.ФИНАНС» на базе «1С:Бухгалтерия 8.3». Внедрили формирование заявок на расходование денежных средств, настроили согласование реестра платежей по ролям для ЦФО, а также реализовали автоматическое заполнение дополнительных аналитик - «Вид деятельности», «Шифр проекта», «Проект», «Аналитика затрат». Настроили рабочее место казначея для работы с заявками в один клик.
По итогу автоматизации платёжные поручения формируются на основании заявок без участия сотрудников, а данные по движению денежных средств при проведении банковских выписок заполняются автоматически из заявок на расходование. Реестры платежей также формируются самостоятельно на основании согласованных заявок на оплату и согласовываются по автоматически настроенному алгоритму.
Автоматизация бюджетирования
Реализован процесс бюджетирования по проектам и видам деятельности с использованием драйверов для распределения косвенных расходов и актуализацией контрольных значений. Разработаны формы ввода бюджетов по проектам и видам деятельности, чтобы в дальнейшем можно было формировать отчётность в подробной аналитике.
Сбор фактических данных по оборотам бюджетов работает на базе правил трансляции с учётом реклассов данных, отражённых на других счетах. Также автоматизировано заполнение дополнительных аналитик по проектам и видам деятельности. Реализован учёт внутренних взаиморасчётов между расчётными счетами по направлениям деятельности.
Автоматизация управление договорами
Так как у Заказчика учёт производственных договоров частично ведётся во внешней системе управления коллективной работой, сотрудники Первого Бита реализовали ведение учёта договоров с упрощённой процедурой согласования в «БИТ.ФИНАНС» и автоматизировали сбор планируемых данных из графиков платежей и начислений по договорам. Также реализовано ведение финансовых договоров, в т.ч. лизинга в подсистеме, включая автоматическое формирование заявок на оплату из этих графиков и получение план-фактного анализа формированием отчёта.
Автоматизация управленческого учёта
Настройка трансляций на план счетов бюджетирования сделали возможным сбор управленческого баланса с элиминацией ВГО. План-фактный анализ по УБ настроен формированием произвольного отчёта по требованию Заказчика.
Данные из нескольких источников консолидируются автоматически: на управленческой организации отражаются корректировки по внутренним взаиморасчётам и исключаются доходы и расходы по внутригрупповым операциям. При этом корректировки отражаются как по плану, так и по факту.
В ходе проекта удалось реализовать все цели Заказчика, в том числе консолидацию по группе ЮЛ с элиминацией, отчёты по сопоставлению план-факта с распределяемыми расходами, автоматизировать процесс выгрузки управленческой отчётности, автоматизировать казначейство. В ходе проекта Заказчиком и Исполнителем были совместно разработаны формы управленческой отчётности и требования к методологии учёта.
