Один рабочий день компании до и после автоматизации
Про автоматизацию FBS обычно говорят одинаково: получение заказов, обновление остатков, печать этикеток, работа со статусами. Все это действительно важно, но за такими формулировками сложно понять, где именно компания теряет время и почему с ростом количества заказов ручная работа начинает тормозить бизнес.
Поэтому не будем перечислять функции программы. Вместо этого посмотрим, как проходит обычный рабочий день продавца, который работает по FBS.
Представим компанию, которая уже использует 1С и ежедневно получает заказы с маркетпейсов. Пока объем продаж небольшой, сотрудники справляются вручную. Но постепенно заказов становится больше, появляются новые маркетплейсы, растет ассортимент, и привычные процессы начинают занимать все больше времени.
Посмотрим, что происходит с одним заказом.
09:15. Покупатель оформляет заказ
Покупатель оформляет заказ на Wildberries или Ozon. Через несколько секунд информация появляется в личном кабинете маркетплейса.
Если компания работает вручную, менеджеру необходимо регулярно проверять новые заказы. Он открывает личный кабинет, просматривает список продаж, убеждается, что товар есть в наличии, после чего переносит информацию в учетную систему или сообщает складу, что появился новый заказ.
Когда таких заказов десять или двадцать, этот процесс кажется вполне привычным. Но если утром приходит сразу несколько десятков новых заказов, сотрудники начинают выполнять однотипные действия практически без остановки.
После автоматизации ситуация выглядит иначе. Заказ автоматически попадает в 1С практически сразу после его появления на маркетплейсе. Менеджеру больше не нужно постоянно контролировать личный кабинет и переносить информацию вручную. Система сама передает заказ в работу.
Что дает автоматизация на этом этапе:
- заказы сразу появляются в 1С;
- исключается ручной перенос данных;
- снижается риск пропустить новый заказ;
- склад быстрее получает информацию о начале сборки.
09:22. Склад получает задание
После появления заказа начинается следующий этап — комплектация.
Во многих компаниях кладовщик узнает о новых заказах из корпоративного чата, телефонного звонка или сообщения от менеджера. Иногда сотрудники просто периодически открывают личный кабинет маркетплейса и проверяют, не появились ли новые продажи.
Такая схема начинает давать сбои по мере роста бизнеса. Один заказ может быть замечен позже, другой окажется обработан дважды, а третий вообще останется без внимания.
Если работа организована через 1С в связке с модулем БИТ.Управление маркетплейсами, склад получает задания автоматически. Кладовщик открывает список сборки и сразу видит, какие товары необходимо подготовить, сколько заказов ожидает обработки и какие из них имеют приоритет.
Вместо поиска информации сотрудники сразу начинают выполнять свою основную работу.
09:35. Поиск товара на складе
Следующая задача — найти товар.
На небольшом складе это обычно занимает считанные минуты. Но по мере роста ассортимента поиск начинает отнимать все больше времени. Особенно если товары лежат без четкой системы хранения или информация о местонахождении хранится только в памяти сотрудников.
В результате даже опытный кладовщик может несколько минут искать нужную позицию, возвращаться к стеллажам повторно или уточнять информацию у коллег.
Когда склад работает вместе с 1С, сотрудник получает не только список товаров для сборки, но и всю необходимую информацию о заказе в одном месте. Если на складе используется адресное хранение, система дополнительно подсказывает местонахождение товара, что значительно сокращает время поиска.
09:45. Проверка заказа и печать этикетки
После того как товар найден, необходимо убедиться, что комплектация выполнена правильно, и подготовить заказ к отправке.
При ручной работе сотрудники снова возвращаются в личный кабинет маркетплейса, скачивают этикетки, проверяют данные заказа, распечатывают документы и только после этого переходят к упаковке.
Каждый такой переход между системами занимает немного времени, но за день складывается в часы дополнительной работы.
Если обработка заказов организована через БИТ.Управление маркетплейсами, этикетки и необходимые документы формируются автоматически. Сотруднику не нужно искать нужный заказ в личном кабинете — все действия выполняются из одного рабочего окна.
10:00. Заказ упакован, но работа еще не закончена
Многие считают, что после упаковки заказ можно считать готовым. На самом деле именно в этот момент начинается следующий важный этап — корректная передача информации обратно маркетплейсу.
При ручной работе сотруднику необходимо убедиться, что заказ получил правильный статус, документы сформированы без ошибок, а данные об отгрузке переданы вовремя. Если этого не сделать, маркетплейс может считать заказ неподготовленным, даже если он уже лежит на полке и ожидает отправки.
Когда все процессы объединены в модуле для автоматизации с маркетплейсами, изменение статусов происходит автоматически по мере выполнения операций. Сотрудникам не приходится вспоминать, какие действия уже выполнены, а какие еще нет.
В результате заказ проходит все этапы последовательно, а вероятность пропустить обязательную операцию значительно снижается.
10:15. Остатки должны измениться автоматически
После сборки товара важно не только отправить заказ покупателю, но и сразу обновить остатки.
Это один из тех процессов, который кажется незаметным, пока компания обрабатывает несколько заказов в день. Но когда ассортимент насчитывает сотни или тысячи SKU, даже небольшая задержка с обновлением остатков может привести к отменам заказов.
Например, последний товар уже собран и ожидает передачи маркетплейсу, а в личном кабинете он все еще отображается как доступный. За это время поступает еще один заказ, который выполнить уже невозможно.
Если обмен с модуль БИТ.УМ настроен, остатки обновляются автоматически, а риск двойной продажи значительно снижается.
11:00. Руководитель открывает отчеты
Пока сотрудники занимаются обработкой заказов, руководителя интересуют уже другие вопросы:
- Сколько заказов поступило сегодня?
- Все ли они обработаны вовремя?
- Есть ли просроченные сборки?
- Какие товары заканчиваются?
- Сколько заказов ожидает передачи маркетплейсу?
Если ответы на эти вопросы приходится собирать вручную из нескольких систем, руководитель всегда получает информацию с задержкой.
Когда работа ведется через единую систему, большая часть этих данных уже находится в 1С. Руководитель видит общую картину без постоянных запросов к сотрудникам и может быстрее принимать решения.
Где компании чаще всего теряют время
Интересно, что основные потери времени возникают не на упаковке и даже не на сборке заказов.
Гораздо больше времени сотрудники тратят на повторяющиеся действия, которые сами по себе занимают всего несколько минут:
- проверяют новые заказы в личных кабинетах;
- переносят информацию между разными системами;
- ищут нужные документы;
- сверяют остатки;
- вручную меняют статусы заказов;
- повторно проверяют уже выполненные операции.
Каждое из этих действий кажется незначительным. Но если умножить их на десятки или сотни заказов в день, становится понятно, почему сотрудники постоянно заняты, а объем ручной работы продолжает расти.
Именно такие процессы автоматизируются в первую очередь.
Что имеет смысл автоматизировать в первую очередь
Компании не обязательно сразу автоматизировать абсолютно все процессы. Гораздо эффективнее начать с операций, которые сотрудники выполняют ежедневно и которые чаще всего становятся причиной ошибок.
Обычно в первую очередь автоматизируют:
- получение заказов из маркетплейсов;
- обработку заказов в 1С;
- печать этикеток;
- обновление остатков;
- передачу статусов;
- работу с возвратами;
- формирование документов;
- аналитику по заказам и продажам.
Такой подход позволяет получить заметный эффект уже на первых этапах внедрения.
Не обязательно автоматизировать все сразу
Многие компании откладывают автоматизацию, потому что представляют ее как большой и дорогостоящий проект. На практике это не всегда так.
Чаще всего достаточно начать с процессов, которые ежедневно отнимают больше всего времени: получения заказов, работы склада, печати этикеток и синхронизации остатков. После этого можно постепенно подключать остальные функции, не останавливая продажи и не меняя привычную работу сотрудников за один день.
Именно такой поэтапный подход позволяет быстрее получить результат и избежать лишней нагрузки на команду.
Поможем автоматизировать обработку заказов FBS в вашей 1С
Автоматизация начинается не с покупки новой программы, а с понимания того, какие процессы сегодня тормозят работу компании. У кого-то сотрудники вручную переносят заказы из личных кабинетов, у кого-то слишком много времени уходит на печать этикеток, а кто-то сталкивается с постоянными расхождениями в остатках.
Мы поможем определить, какие операции стоит автоматизировать в первую очередь, и настроим работу БИТ.Управление маркетплейсами так, чтобы заказы, склад и учет работали как единая система.
Что входит в проект:
- анализ текущей обработки заказов;
- выявление операций, которые выполняются вручную;
- настройка обмена между маркетплейсами и вашей 1С;
- автоматизация получения заказов, печати этикеток и обновления остатков;
- тестирование процессов на реальных заказах;
- рекомендации по дальнейшему развитию автоматизации.
Оставьте заявку — мы покажем, как сократить время обработки заказов FBS, уменьшить количество ручных операций и подготовить процессы к росту бизнеса.
Вывод
Автоматизация FBS — это не про замену сотрудников и не про усложнение процессов. Она позволяет убрать ежедневную рутину, которая незаметно отнимает часы рабочего времени: перенос заказов, ручные сверки, обновление остатков, печать документов и постоянные переключения между разными системами.
Когда эти операции выполняются автоматически, сотрудники могут сосредоточиться на действительно важных задачах, склад быстрее обрабатывает заказы, а руководитель получает актуальную картину бизнеса в одном месте.
