Как RPA автоматизирует расчет себестоимости и закрытия месяца в 1С

Для многих компаний расчёт себестоимости и закрытие месяца остаются трудоёмкими процессами даже при работе в 1С. Сотрудникам приходится собирать данные из разных источников, проверять документы, искать ошибки и повторно запускать регламентные операции. Из-за этого закрытие периода может занимать несколько дней, а руководители получают данные о затратах, прибыли и рентабельности с задержкой.

Часть повторяющихся операций можно передать программным роботам. Внедрение RPA помогает автоматизировать процессы закрытия месяца, сократить ручную нагрузку сотрудников и ускорить подготовку финансовых данных.

Читайте также: Что такое RPA и как эта технология автоматизирует бизнес

Почему операция расчета себестоимости занимает много времени

Методика расчета себестоимости в большинстве компаний уже определена. Настроены правила распределения затрат, ведутся справочники и аналитики, используются типовые механизмы 1С. Однако значительная часть времени уходит не на сам расчет, а на подготовку данных и устранение ошибок.

Данные поступают из разных источников

Для расчета себестоимости часто используются данные из нескольких систем:

• производственных программ;
• Excel-файлов подразделений;
• внешних сервисов;
• корпоративных порталов;
• учетных баз.

Сотрудникам приходится вручную собирать информацию, проверять форматы и переносить данные в учетную систему. На этом этапе возникают задержки и ошибки, которые впоследствии влияют на результаты расчета.

Ошибки обнаруживаются только при закрытии периода

Во время текущей работы многие проблемы остаются незаметными. Но при запуске закрытия месяца выясняется, что часть документов заполнена некорректно, отсутствует аналитика или не хватает данных для распределения затрат.

В результате регламентные операции завершаются с ошибками, а сотрудникам приходится искать и устранять причины вручную.

Закрытие месяца приходится запускать несколько раз

Во многих организациях сценарий выглядит одинаково: запуск процедуры, исправление ошибок, повторный запуск и очередная проверка результатов.

Каждый дополнительный цикл увеличивает сроки подготовки отчетности и создает дополнительную нагрузку на бухгалтерию и финансовые службы.

Процесс зависит от отдельных специалистов 

Нередко только несколько сотрудников знают последовательность проверок, список контрольных отчетов и типовые причины ошибок.

Если такие специалисты отсутствуют или перегружены, сроки закрытия периода становятся непредсказуемыми.

Все эти проблемы может решить программная роботизация рутинных процессов, о которой мы подробно расскажем далее. 

Как RPA роботы ускоряют процесс в несколько раз

Программные роботы  выполняют действия по заранее заданному алгоритму: работают с учетными системами, файлами Excel, электронной почтой и веб-интерфейсами. Это позволяет автоматизировать процессы без изменения существующих учетных систем и сложных доработок.  

В процессе расчета себестоимости и закрытия периода RPA может разгрузить сотрудников в следующих операциях:

1. Подготовка данных для расчета себестоимости

Робот может:

• собирать файлы из различных источников;
• проверять структуру данных;
• контролировать наличие обязательных реквизитов;
• объединять информацию в единый формат;
• загружать данные в 1С;
• формировать протокол обработки.

В результате сотрудники получают подготовленные данные без необходимости выполнять большое количество ручных операций.

2. Предварительная проверка данных перед закрытием месяца

До запуска регламентных процедур робот может автоматически выполнять контрольные проверки:

• искать непроведенные документы;
• выявлять ошибки аналитического учета;
• контролировать остатки на технических счетах;
• проверять корректность заполнения реквизитов;
• формировать отчет по найденным отклонениям.

Это позволяет устранить большинство проблем до начала закрытия периода.

3. Запуск регламентных операций

RPA способен самостоятельно:

• запускать процедуры закрытия месяца;
• контролировать выполнение операций;
• сохранять протоколы;
• уведомлять ответственных сотрудников о результатах.

Многие компании используют такой сценарий для выполнения ресурсоемких операций ночью или в выходные дни.

4. Обработка типовых ошибок

Если часть ошибок повторяется из месяца в месяц, цифровой сотрудник может выполнять заранее настроенные корректировки автоматически.

На ручную проверку передаются только нестандартные ситуации, требующие участия специалиста.

Подробнее о других сценариях применения программных роботов в 1С можно узнать в статье: Топ-15 процессов в 1С, которые можно автоматизировать с помощью RPA.

Какие результаты дает автоматизация закрытия месяца при помощи RPA

Программная автоматизация финансовых процессов позволяет получить эффект сразу по нескольким направлениям. Особенно заметный эффект получают производственные предприятия и компании с большим объемом операций по учету затрат. Чаще всего  компании отмечают:

• сокращение сроков закрытия месяца;
• уменьшение количества ошибок при расчете себестоимости;
• снижение нагрузки на бухгалтерию и планово-экономические службы;
• ускорение подготовки управленческой отчетности;
• снижение зависимости от отдельных сотрудников;
• повышение прозрачности процессов.

Читайте также: Применение RPA в бухгалтерском учете: какие задачи можно автоматизировать

Такие эффекты достигаются быстрее и дешевле, чем при традиционной автоматизации. Поскольку RPA работает поверх учетных систем и не вторгается в существующую IT-инфраструктуру.

С чего начать роботизацию процессов? 

RPA автоматизация дает наибольший эффект, когда в компании уже наведен базовый порядок в учете. Имеет смысл переходить к роботизации, если:

• учет затрат уже выстроен и ведется стабильно;
• правила расчета себестоимости определены и не меняются каждый месяц;
• основная проблема — в большом объеме ручных операций;
• закрытие периода регулярно требует значительных трудозатрат.

Если в компании нет единых правил учета или методология расчета себестоимости постоянно меняется, сначала лучше стабилизировать процессы, а уже затем запускать программную роботизацию.

На практике автоматизацию расчета себестоимости редко начинают с охвата всех финансовых процессов. Гораздо эффективнее выбрать один наиболее трудоемкий участок и отработать подход на нем. Это может быть:

• подготовка и сбор исходных данных;
• предварительные проверки и контроль качества данных;
• запуск процедур закрытия месяца;
• обработка типовых и повторяющихся ошибок.

Такой поэтапный подход позволяет быстро получить первый ощутимый результат и затем постепенно расширять автоматизацию на остальные процессы.

Необязательно автоматизировать весь процесс закрытия месяца сразу. Можно начать с одного стабильного и трудоёмкого участка: подготовки данных, контрольных проверок, запуска регламентных операций или обработки повторяющихся ошибок.

Специалисты Первого Бита помогут выбрать процесс для пилота, определить требования к роботу и подготовить план дальнейшей автоматизации.