Путевые листы предназначены для учета и контроля трудовой деятельности водителя и работы транспорта. С 01.03.2023 г. путевки можно формировать в электронном виде.
Переход на электронные путевки
На основании Приказа Минтранса от 05.05.2023 г. № 159 утверждены и внесены обновленные требования в Устав автотранспорта (Закон от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ), а также в правила формирования путевок (Приказ Минтруда от 28.09.2022 г. № 390).
В текущий момент отсутствует единая форма путевого листа, но с 01.09.2023 г. все юрлица и ИП обязаны включать в них обязательную информацию, указанную в обновленном п. 9 Приказа Минтранса от 28.09.2022 г. № 390.
Сейчас переход на электронные путевки (ЭПЛ) осуществляется добровольно, однако в перспективе планируют повсеместный переход на электронный формат. Пока юрлица и ИП самостоятельно решают, в каком формате оформлять путевки — бумажном или электронном.
Когда принято решение использовать электронную путевку, нужно:
- Установить дату перехода на ЭПЛ.
- Обозначить в учетной политике это решение — издать приказ о внесении корректировок в учетную политику и переходе на ЭПЛ с определенной даты.
- Оформить договор с оператором ЭДО, входящим в соответствующий реестр ИС ЭПД Минтранса. Когда договор с оператором уже имеется (к примеру, с оператором, через кого подается отчетность в ИФНС и передается документация контрагентам), нужно проверить, включен ли он в реестр Минтранса. Когда договор не заключен, нужно оформить договор с оператором, который именно входит в указанный реестр.
- Оформить электронные подписи для всех сотрудников, работающих с электронными путевками — водителей, медработников, специалистов технического контроля.
Также при выборе оператора ИС ЭПД следует обратить внимание на то, насколько комфортно работать с предлагаемым им ПО по оформлению электронных путевок.
Формат электронных путевок
При переходе на электронную путевку не надо разрабатывать и утверждать его форму, как действуют при работе с бумажным путевым листом.
Электронные путевки формируют в специальных программах, в которых нужно только заполнить требуемые поля. Формат документа вне зависимости от используемого ПО — из Приказа ФНС от 17.02.2023 г. № ЕД-7-26/116@.
Это обязательно четыре XML-файла обмена (титула) для передачи по ЭДО:
- сведения о субъекте, оформившем путевку, сроке действия документа, транспорте, видах перевозки и сообщения;
- информация о медосмотрах, медработнике, водителе;
- данные одометра при выезде транспорта, дата и время выезда;
- данные одометра при возврате транспорта, дата и время возврата.
Дополнительно может быть еще два файла обмена, когда в них нужно указать обязательные сведения:
- информация о предрейсовом (предсменном) техконтроле транспортного средства, времени выпуска на линию, о работнике, ответственном за техсостояние транспортного средства;
- сведения о послерейсовом (послесменном) медосмотре, прошедшем его водителе, ответственном медработнике.
Когда электронная путевка оформлена по утвержденному формату, ее можно передать контрагентам по ЭДО, а также подавать по запросу ИФНС в виде XML-файлов без печати на бумаги.
Электронные подписи для электронной путевки
Каждый файл обмена (титул) в составе электронной путевки подписывается ответственными работниками. Используются такие электронные подписи:
- УКЭП — оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре;
- УНЭП — можно оформить на сайте Госуслуг.
Реквизиты, которые обязательны для заполнения в электронных путевках
Требования к содержанию путевок не зависят от их формата. И электронный, и бумажный документ должен включать такую обязательную информацию (п. 1 Приказа Минтранса от 28.09.2022 г. № 390):
- Срок действия документа — дата (число, месяц, год), в течение которой действует путевой лист. Когда документ оформили больше чем на один день, указываются даты начала и завершения периода действия документа.
- Сведения о лице, которое оформило путевку, и они зависят от вида перевозчика:
- для юрлиц — полное название, адрес места нахождения, телефон, ОГРН;
- для ИП — полные ФИО, адрес регистрации по месту жительства, телефон, ОГРН;
- для физлица, которое занимается перевозками легковым такси (не ИП) — полные ФИО, адрес регистрации по месту жительства, телефон, ИНН.
- Информация о транспорте:
- тип транспорта, марка, модель по ПТС, марка и модель прицепа или полуприцепа при его использовании;
- госномер транспорта, госномер прицепа или полуприцепа при его использовании;
- дата и время предрейсового (предсменного) контроля техсостояния транспортного средства, если он обязателен;
- дата и время выхода транспортного средства на линию и его возврата назад;
- данные одометра (пробег в полных килметрах) при выходе на линию и возврате по завершении рейса.
- Данные о водителе:
- полные ФИО;
- реквизиты водительского удостоверения (серия, номер, дата выдачи);
- СНИЛС;
- дата, время и результаты медосмотра (предсменного, предрейсового, послесменного, послерейсового).
- Вид осуществляемой перевозки:
- коммерческая (транспортировка пассажиров и багажа, по договору фрахтования или грузоперевозки, перевозки групп детей автобусами);
- для своих нужд;
- передвижение и работа спецтранспорта.
- Вид сообщения — городское, пригородное, междугороднее.
Для принятия электронной путевки к учету, чтобы списать расходы, документ должен включать обязательные реквизиты первичной документации (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ о бухучете):
- название — «Путевой лист»;
- дата формирования;
- название юрлица или ФИО ИП;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- единица измерения;
- должности, ФИО, подписи сотрудников, которые ответственны за оформление документа.
Исправление электронной путевки
Когда в электронной путевке имеются ошибки, ее невозможно исправить, как бумажный документ — через зачеркивание неправильной информации и написание сверху корректных данных.
Испорченную электронную путевку использовать нельзя. Вместо этого документа формируется новый с корректной информацией и пометкой, что его составили вместо ошибочного. В правильной путевке указывается ссылка на первичную электронную путевку.
За формирование и исправление электронной путевки отвечают те же работники, которые своей электронной подписью с указанием ФИО и должности заверяют и первичный, и скорректированный документ.
Программное обеспечение не должно допускать возможности использования новой электронной путевки отдельно от первичного документа (п. 20 ФСБУ 27/2021).
