Описание
До реализации проекта сотрудники финансового блока холдинга сталкивались с рядом серьёзных проблем, мешавших эффективной работе и развитию. Управленческая отчётность формировалась вручную в Excel и загружалась в BI-систему без интеграции. Экономисты каждой организации самостоятельно выгружали оборотно-сальдовые ведомости из разных баз, выполняли реклассификацию расходов и сводили данные в консолидацию вручную.
Подобное ведение отчётности в ручном режиме делало невозможным оперативный аудит данных на соответствие бухгалтерским документам. Алгоритмы сбора данных были непрозначны, поэтому нельзя было расшифровать, на основании каких первичных документов сформированы показатели управленческого учёта.
Чтобы усилить контроль за корректностью данных и минимизировать влияние человеческого фактора, управляющая компания приняла решение в 2025 году перевести холдинг на новую систему автоматического формирования управленческой отчётности, сбора фактических данных и их централизованной выгрузки. Для реализации этих задач был выбран программный продукт «1С:Бухгалтерия КОРП» с отраслевыми модулями «БИТ.Финанс» и «БИТ.Строительство».
Изменения коснулись нескольких основных финансовых контуров в компании: казначейства, бюджетирования, управленческого учёта и консолидации. В каждой области реализованы глубоко доработанные решения, значительно расширяющие типовой функционал «1С» под потребности девелоперского бизнеса в рамках единой CPM-системы. Была реализована комплексная интеграция CPM-системы с базами бухгалтерского учёта, системой управления договорами, CRM, BI - системой.
Автоматизация казначейства
В рамках проекта успешно автоматизированы ключевые процессы казначейства, что позволило сделать работу финансовой службы более прозрачной и управляемой. В новой системе реализовано согласование заявок на оплату и платёжных реестров с учётом лимитов, проведение план-фактного анализа БДДС, формирование платёжных поручений и необходимой отчётности – всё в едином контуре без дублирования данных.
При проведении обследования выявлено, что в бухгалтерском учёте компании, который вёлся в «1С:Бухгалтерия КОРП» и сторонней системе управления финансами, не хватает аналитик для формирования факта по движению денежных средств. Заказчику не хватало аналитики по источникам финансирования, номенклатурным группам, типам площадей. В связи с этим проектной командой было принято решение перевести блок казначейства в модуль «БИТ.Финанс», чтобы сотрудники финансового отдела могли заполнять необходимые управленческие аналитики сразу в заявках, а затем в периодичных документах.
С помощью «БИТ.Финанс» назначение платежа в заявках и платёжных поручениях заполняется автоматически в соответствии с методологией казначейства. Для согласования заявок используются 16 алгоритмов, определяемых типом заявки, который назначается автоматически на основе данных об организации, статье или номенклатурной группе. Реализовано разделение полей для указания контрагента и получателя в случаях оплаты за третьих лиц. Реализован механизм разбиения одной платёжной позиции на указываемое пользователем количество платёжных поручений (например, для целей групповой оплаты госпошлины), при этом документ списания с расчётного счёта остаётся один.
Автоматически определяется счёт в платёжной позиции в зависимости от выбранного объекта строительства (элемент справочника «Номенклатурная группа»). Настроено заполнение прикреплённых файлов по видам документов с проверкой их соответствия типу заявки. Настроено разделение прав пользователей на уровне записей по организациям, ЦФО, статьям оборотов.
Создан отчёт «Жизненный цикл заявки», в котором отображается вся актуальная информация о номере заявки, статусе, маршруте визирования, информация о номере реестра, в котором она содержится, а также реквизитах платёжного документа в случае факта оплаты с возможностью отбора по номеру заявки, организации, контрагенту и договору.
Для возможности согласования банком предварительных реестров платежей был реализован ряд доработок, в том числе механизм выгрузки пакета документов по реестру платежей - на компьютер пользователя в указанное им место сохраняются в определенной структуре все прикреплённые файлы из заявок на расходование денежных средств, которые входят в предварительный реестр платежей.
В результате выполненных работ платёжные документы формируются на основе заявок без участия сотрудников, процессы согласования стали гибкими и прозрачными, а данные о движении денежных средств при обработке банковских выписок обновляются автоматически.
Автоматизация бюджетирования
Перед командой стояла задача обеспечить в новой системе удобную работу с плановыми бюджетными данными и сопоставление их с фактическими показателями. Для Заказчика было важно, чтобы новая система учёта давала возможность формировать и загружать в неё плановые данные, чтобы они соответствовали управленческим аналитикам. Также необходимо было обеспечить, чтобы плановые и фактические данные автоматически выгружались в BI-систему из единой централизованной системы управленческого учёта. Команда «Первого Бита» предложила настроить это сопоставление через правила трансляции – загружая бюджеты, сотрудники могут получать трансформацию данных в свои отчётные строки. Настроены специальные правила трансляции управленческих данных: с регистра «Обороты по бюджетам (БИТ)» на созданный «План счетов для бюджетирования». Правила различаются в зависимости от кода статьи оборота и номенклатурной группы и позволяют автоматически связать фактические данные с соответствующими плановыми счетами для последующей консолидации и выгрузки информации.
Был создан отдельный «План счетов для бюджетирования», максимально приближенный к формату управленческой отчётности. Для сбора информации по дополнительным аналитическим разрезам расширен состав субконто, не имеющих аналогов в регламентированном учёте (например, «Вид деятельности», «Тип площадей», «Проекты», «Источник финансирования» и др.). В конфигурацию были добавлены соответствующие типы значений для новых аналитик. Кроме того, к счетам «плана счетов для бюджетирования» добавлен специальный реквизит «ID счёта (SMART)» – он используется для автоматической идентификации статей при выгрузке управленческой отчётности в BI-систему. Эти настройки позволили полностью выполнить требования Заказчика по детализации плановых данных.
На «Плане счетов для бюджетирования» к счёту добавлен реквизит «ID счёта (SMART)» для автоматической выгрузки управленческой отчётности в BI-систему. Таким образом, требования Заказчика были выполнены в полной мере.
Реализован механизм внесения плановых БДР и БДДС с помощью загрузки из «Формы сбора данных». Заказчику предоставлен шаблон «Формы сбора данных (ФСД)» с настройкой списка полей и отборов данных в справочниках.
Механизм загрузки «Планового баланса» на первом этапе реализован в виде дельты оборотов по Статьям оборотов из группы «Баланс». Принято правило соответствия статей оборотов баланса счетам «Плана счетов для бюджетирования». Для каждой статьи баланса заполнен шаблон проводок по «Плану счетов для бюджетирования».
В качестве механизма загрузки «Планового баланса» выбран типовой функционал «Бюджетная операция» с загрузкой данных из табличного документа. Для целей формирования отчётной формы «Планового баланса» использован механизм «Произвольного отчёта». Реализован ввод плановых начальных остатков по счетам / субсчетам на начало планируемого периода с учётом необходимых аналитических разрезов (в т.ч. для целей загрузки в BI-систему).
Настроен механизм трансляции с регистра «Обороты по бюджетам (БИТ)» на «План счетов для бюджетирования» по определённым правилам в зависимости от кодификатора статей оборотов и номенклатурных групп, для целей дальнейшей выгрузки и загрузки управленческой информации в BI-систему. Настроена загрузка внутригрупповых оборотов (ВГО) из электронных таблиц с помощью «Формы ввода бюджета» как сторно оборотов индивидуальной отчётности.
В системе настроены источники данных для каждой операции ВГО из блока балансовых операций - движение денег, дебиторская / кредиторская задолженности, займы, дивиденды. Настроены отчёты для сверки ВГО по сценарию «План». На первом этапе проекта предусмотрена загрузка данных по консолидационным корректировкам с помощью документов «Форма ввода бюджета» и «Бюджетная операция».
Благодаря трансформации контуров бюджетирования сотрудники финансового блока беспрепятственно загрузили бюджеты на 2025 год в новую систему, а руководство холдинга получило максимальную прозрачность бюджетного процесса. Появилась возможность устанавливать лимиты и контролировать исполнение бюджетов в разрезе утверждённых плановых показателей, что значительно повысило дисциплину планирования и исполнения бюджета.
Автоматизация управленческого учёта и выгрузки отчётности в BI
Основной задачей, которая ставилась перед командой Исполнителя, была возможность формирования данных управленческого учёта на основе первичных документов из трёх баз системы «1С:Бухгалтерия КОРП». Было важно обеспечить, чтобы аудиторы могли понимать по каждой цифре в отчётах, из каких первичных документов она была взята. Для достижения этой прозрачности Исполнителем была реализована интеграциях данных из трёх баз в единую управленческую систему, проведена синхронизация справочников и реализованы правила трансляции для перехода данных из бухгалтерского в управленческий учёт.
Сотрудниками «Первого Бита» была загружена вся необходимая нормативно-справочная информация, использовались дополнительные аналитики. Настроены необходимые соответствия аналитик, в том числе виды, созданные для управленческих целей.
Была реализована процедура консолидации, так как в компании «Главстрой-СПБ» 14 юридических лиц, что требовало прозрачности внутригрупповых оборотов. Специалисты проектной команды обеспечили, чтобы эти процессы делались с проводками на «Плане счетов бюджетирования» через правила трансляции.
Созданы правила трансляций с «Журнала проводок (бухгалтерский и налоговый учёт)» на «Журнал проводок (международный)» по группам счетов для облегчения администрирования правил трансляций. Созданы правила трансляции с регистра «Обороты по бюджетам (БИТ)» на регистр «Журнал проводок (бюджетирование)».
Для ОПУ и ДДС настроены отдельные блоки правил трансляций по счетам «Плана счетов для бюджетирования».
Настроен параллельный учёт основных средств в МСФО. Определён перечень счетов, по которым не будут транслироваться проводки из бухгалтерского учёта на МСФО. Доработан отчёт «Ведомость амортизации ОС (МСФО)» с добавлением в него дополнительной бухгалтерской и управленческой информации. Доработаны правила трансляции для замены сумм БУ на УУ при формировании себестоимости в документах «Разрешение на ввод в эксплуатацию», «Корректировка поступления», а также в документах реализации.
Реализовано распределение затрат при помощи механизма трансляции на плане счетов МСФО. Выполнена доработка по замене сумм БУ на УУ, с подбором сумм к распределению по счёту и номенклатурным группам с учётом индивидуальных особенностей по организациям и счетам учёта.
Доработаны правила трансляции для регламентных операций «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26, 28 и 29», «Закрытие счёта 44 Издержки обращения», «Распределение расходов» и «Распределение 26, 44». Созданы источники данных и настройки закрытия для распределения коммерческих и управленческих расходов дочерних организаций пропорционально расходам по номенклатурным группам в индивидуальной отчётности головной организации.
Доработана форма документа «Закрытие счетов» с добавлением команды «Создать на основании» для создания документа «Операция (МСФО)» для целей сторнирования записей на консолидированном уровне. Настроен процесс ввода остатков по счетам МСФО с помощью загрузки данных из табличного документа.
Создан отчёт «Управленческий баланс» с использованием механизма «Произвольного отчёта» в разрезе сценариев и детализацией по видам деятельности: общий по всем видам деятельности, а также отдельно по девелоперской деятельности.
В основную конфигурацию добавлен документ, в котором хранятся данные, используемые в дальнейшем при формировании выгрузки ОПУ / ОДДС в BI-систему и для формирования отчётов ОПУ / ОДДС. Документ заполняется данными по кнопке «Заполнить», исходя из параметров, указанных в шапке документа. На основании документа реализован внешний отчёт по формированию ОПУ / ОДДС с учётом формы и аналитических разрезов Заказчика.
Реализовано автоматическое изменение статуса готовности объектов (в номенклатурных группах) с использованием дополнительно созданного документа и сохранением истории изменения статуса в регистре сведений БИТ. Создана обработка с расширением конфигурации по переносу фактических данных по выручке и начислению НДС из «1С:CRM» в модуль финансового учёта для определённых видов договоров, с использованием документа «Операция (МСФО)» и автоматическим заполнением необходимых аналитических разрезов на субконто по счетам, формирующим соответствующие проводки.
Настроено автоматическое формирование дополнительной проводки по себестоимости (по данным управленческого учёта) при загрузке данных из «1С:CRM» в модуль финансового учёта.
Создана внешняя обработка с обращением к регистру бухгалтерии по выгрузке управленческой информации (ОПУ, ОДДС, баланс, кредитный портфель, займы, остатки по счетам и пр.) в определенных форматах (XML, XLSX) и по разным сценариям, для целей дальнейшей загрузки этой информации в BI-систему.
Доработана логика заполнения и проведения типового документа «Начисление резерва по МПЗ» с заполнением чистой цены реализации, счетов и субконто доходов или расходов, остатка резерва на начало года, изменения резерва с начала года по дату документа.
Результатом этого этапа проекта послужило то, что у сотрудников холдинга появилась возможность автоматически формировать управленческую отчётность для её выгрузки в BI-систему. Также благодаря автоматизации сотрудники могут детализировать каждую строку этой отчётности и анализировать, из чего они состоят.
Автоматизация консолидации
До начала проекта в компании не существовало полностью готовой методики исключения внутригрупповых оборотов при подготовке сводной отчётности. Консолидированные показатели рассчитывались условно – данные групповых операций зачастую включались в отчётность, и их устранение зависело от трудоёмких ручных корректировок. Руководство поставило задачу реализовать функционал полноценной консолидации: добиться автоматического исключения ВГО между всеми юридическими лицами, входящими в периметр холдинга, для получения корректной и очищенной от внутренних оборотов отчётности.
В целях подготовки консолидированной отчётности специалистами «Первого Бита» осуществлена загрузка документов в консолидированную базу. Доработан алгоритм после формирования записей в правилах заполнения полей при трансляции, а также созданы правила трансляции с плана счетов РСБУ на план счетов МСФО с одновременным расчётом сумм ВГО и отражением их на технической организации «Консолидация ВГО».
Доработан документ «Получение фактических данных» для расчёта коэффициента ВГО (МСФО) по данным международного учёта в соответствии с учётной политикой «Главстрой-СПБ». Расчёт фиксируется в регистре «Обороты по бюджетам (БИТ)» по статье «К_ВГО (МСФО)». При повторной трансляции с учётом рассчитанного коэффициента документы формируют движения на плане счетов для бюджетирования по внутригрупповым операциям на организации «Консолидация ВГО».
Для отражения сумм по ВГО при повторных продажах материальных активов внутри группы реализован расчёт «К_ВГО (бюдж.)» по данным, сформированным на плане счетов для бюджетирования. Данные хранятся в регистре сведений «Обороты по бюджетам (БИТ)». Повторная трансляция с плана счетов МСФО на план счетов для бюджетирования формирует обороты на организации «Консолидация ВГО» с учётом рассчитанного коэффициента.
Создана внешняя обработка «Расчёт коэффициента ВГО для основных средств (БИТ)», которая запускает расчет К_ВГО для ОС по данным параллельного учёта ВНА (МСФО). Для хранения рассчитанного коэффициента в карточку ОС добавлен реквизит «Коэффициент ВГО». Трансляция документов параллельного учёта на план счетов бюджетирования формирует обороты ВГО на организации «Консолидация ВГО» с учётом рассчитанного коэффициента. Рассчитанный коэффициент используется для исключения сумм ВГО при начислении амортизации.
Для сверки внутригрупповых оборотов на базе типового отчёта «Сверка внутригрупповых оборотов (МСФО)» настроены пять видов отчёта «Матрица сверки ВГО». Отличие настроенных отчётов от настроек по умолчанию состоит в структуре отчёта и настройках отборов.
Настроен механизм элиминации для исключения внутригрупповых оборотов по операциям движения денежных средств, взаиморасчётам, учёту займов, начислению процентов по займам, начислению дивидендов. Реализовано закрытие временных счетов на организации «Консолидация ВГО» в соответствии с учётной политикой Заказчика двумя способами:
- Доработан механизм трансляции закрытия счетов с МСФО на план счетов для бюджетирования. В качестве базы распределения используются проводки, уже созданные документами закрытия по регистру «Бюджетирование» на индивидуальном уровне.
- Доработана форма документа «Закрытие счетов», с добавлением команды «Создать на основании» для создания документа «Операция (Бюджетирование)» в целях закрытия счетов 44 и 26 на консолидированном уровне. В качестве базы распределения используются настройки из справочника «Настройки закрытия» для отдельных организаций Заказчика.
В результате внедрения описанных решений консолидированная управленческая отчётность «Главстрой-СПБ» стала прозрачной и достоверной. Все внутригрупповые операции полностью исключаются автоматически, что соответствует международным стандартам финансовой отчётности и внутренним требованиям к качеству данных (DQM). Одновременно значительно снизилась трудоёмкость процесса подготовки сводной отчётности для сотрудников: операции выполняются системой без ручного вмешательства.
Проектирование, разработка, тестирование обменов, доскональный анализ технических рисков интеграции, готовности НСИ, оперативное внесение изменений при изменении участвующих в обмене конфигураций на этапе подготовки к опытно-промышленной эксплуатации стали возможными при совместной продуктивной работе команд Исполнителя и Заказчика.
