Описание
Руководство МЦ «Палитра» регулярно внедряет современные ИТ‑решения для автоматизации бизнес-процессов, чтобы качественно оказывать услуги. Для ведения регламентированного учета компания использует «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП», а для удобства пациентов на базе «БИТ:УМЦ» в клинике внедрены: электронная медицинская карта, онлайн-запись, личный кабинет и мобильное приложение.До старта проекта финансовая служба вела раздельный управленческий учет по видам деятельности в Excel. План‑фактный анализ по бюджетам движения денежных средств (БДДС) и бюджетам доходов и расходов (БДР) собирался вручную из разных источников, что приводило к значительным временным затратам на подготовку и анализ отчетности, а также высокому риску ошибок при переносе и обработке данных.
Отсутствовал автоматический сбор данных на основании регистров бухгалтерского учета. Сотрудники вручную сверяли движения по БДДС с банковскими выписками, а фактические данные по БДР – с первичными документами и проводками в бухгалтерии. При этом, все операции необходимо было корректно разнести по видам деятельности, а в первичных документах (например, списание с расчетного счета) не было прямой аналитики по виду деятельности. Распределение доходов и расходов по направлениям осуществлялось в Excel на основе дополнительных ручных расчетов.
Для решения задач проекта выбрали продукт «БИТ.ФИНАНС.ПРОФ» для «1С:Бухгалтерия 8 КОРП». Внедрение доверили компании «Первый Бит» — как разработчику продукта, с экспертизой в его настройке и опытом внедрений в медицинских учреждениях. Работы проводились без программных доработок, средствами типового функционала, за счет грамотной настройки и методики учета.
1. Настроили структуру бюджетирования и аналитик.
Для этого из существующих Excel‑моделей импортировали элементы нормативно‑справочной информации (НСИ), а именно статьи БДДС и БДР. Далее специалисты настроили мастер-бюджеты с необходимой детализацией (по видам деятельности, ЦФО, статьям). При этом, аналитики выстроили «поверх» уже работающей модели, без изменений структуры бухгалтерского учета – набор статей, подразделений и другие НСИ остались прежними.
2. Автоматизировали сбор факта и работа с отсутствием прямой аналитики в первичке.
Ключевой особенностью учета медцентра было то, что в первичных документах не указывалось напрямую направление (например: стоматология, хирургия и пр.). Для решения этой задачи специалисты настроили правила трансляции: на основании сочетания ЦФО и статьи оборотов автоматически определяется вид деятельности. В управленческой отчетности появилась возможность увидеть рентабельность каждого направления, факт собирается автоматически на основе данных бухучета, даже при отсутствии аналитики в исходном документе.
3. Перевели планирование и анализ из Excel в 1С.
Организовали ввод плановых данных по бюджетам непосредственно в базе 1С. Перенесены ключевые элементы плановых моделей из Excel, в том числе структура статей и подход к детализации. Пользователи формируют и корректируют планы в БИТ.ФИНАНС, без внешних файлов. План‑фактный анализ по БДДС и БДР строится полностью на данных системы.
4. Настроили процессы казначейства.
Заявки на расходование денежных средств формируются в системе и в ней же проходят утверждение согласно выбранной схеме согласования. Оплата по заявке проводится на основании утвержденного документа. Обеспечена сквозная цепочка движения платежей: от заявки до проведения банковской операции, с контролем лимитов и бюджетов.
5. Настроили формы отчетности и обучили пользователей.
Специалисты настроили управленческие отчеты по БДДС и БДР в необходимых для принятия решения разрезах. Пользователям продемонстрировали, как самостоятельно настраивать структуру отчетов (какие аналитики в строках, какие в колонках, как добавлять варианты отчетов). Типовыми средствами реализовали форму отчета, ранее существовавшую в Excel. После обучения сотрудники медцентра самостоятельно без программистов и аналитиков создали разные варианты отчетов и вложенных настроек под отдельные бизнес-задачи.
В ходе проекта объединенную конфигурацию 1С:Бухгалтерия 3.0 и БИТ.ФИНАНС приходилось регулярно обновлять. Вначале это вызывало опасения у заказчика по поводу стабильности и продолжения работ в период обновлений. Однако внедрение продолжалось без сбоев и остановок, что показало устойчивость решения к регулярным релизам.
