1С:Документооборот для инжиниринговой компании: управление договорами, контроль сроков и интеграция с БИТ.ФИНАНС

Описание

По мере роста масштабов бизнеса и количества проектов в НПО «Альянс Электро» сформировалась обширная база договоров и была налажена работа с внутренними документами, однако многие процессы оставались фрагментарно автоматизированными и требовали доработки.

Основной документооборот велся на бумаге и в «1С:Бухгалтерия», не хватало удобных и безопасных механизмов для обработки договоров. Сроки исполнения договоров фактически не использовались как инструмент управления: не контролировалось приближение дедлайнов, не создавались автоматические задачи ответственным, что снижало прозрачность и управляемость работы с документами. В совокупности с ужесточающимися требованиями рынка к прозрачности, скорости и контролю договорной деятельности это обусловило необходимость внедрения промышленного решения для управления корпоративным документооборотом (ECM) – «1С:Документооборот КОРП».

Для внедрения ECM-платформы требовался подрядчик с опытом автоматизации договорного цикла в инжиниринговых и строительных компаниях. «Первый Бит» был выбран благодаря успешным проектам в строительных организациях по интеграции 1С:Документооборот с БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО и БИТ.ФИНАНС, а также экспертизе в настройке сложных маршрутов согласования.

На стартовом этапе выполнили:

детальный анализ действующих процессов и существующей договорной базы;
первоначальную настройку НСИ;
перенос и синхронизацию ключевых справочников («Договоры», «Контрагенты», «Проекты»);
выявление и обработку дублей.

Вторым этапом реализовали следующие работы:

настроили интеграция «1С:Документооборот КОРП» с модулем решения БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО и учётной системой БИТ.ФИНАНС по объекту «Договор»;
сконфигурировали маршруты согласования, права доступа и условия запуска обработки только для зарегистрированных договоров;
реализовали механизмы контроля сроков исполнения и автоматических уведомлений;
адаптировали печатные формы и расширения для договорной работы;
внедрили функциональные блоки для работы с входящей, исходящей и внутренней документацией;
реализовали процедуры подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Отдельно проработали два типа служебных записок – «На оплату Поставщику/Подрядчику» и «На проверку актов выполненных работ Подрядчиков». Для каждого настроили обязательные реквизиты, жёстко привязали к договору и настроили видимость полей в зависимости от ситуации. Разработали маршруты согласования и добавили автоматическую проверку корректности реквизитов контрагентов – система сама подсказывает, если что-то не заполнено или заполнено неверно.

В ходе проекта проводились выездные сессии, ВКС по маршрутам и интеграции, персональные консультации пользователей и подготовка инструкций, после чего систему поэтапно ввели в эксплуатацию, обеспечив плавный переход сотрудников на новые регламенты и инструменты работы с договорами, служебными записками, а также входящей и исходящей документацией.

Инициатором проекта выступила бухгалтерия, так как именно мы ежедневно сталкивались с отсутствием сквозного контроля договоров, служебных записок и первичных документов. Наша задача была не просто «оцифровать» бумажный поток, а выстроить единый, прозрачный и управляемый контур договорно‑расчётных документов: от регистрации и согласования до исполнения и закрытия. Совместно с командой «Первого Бита» мы получили инструмент, который позволяет минимизировать ошибки, быстрее находить нужные документы, контролировать сроки и работать по единым правилам. Как инициатор проекта, я доволен достигнутыми улучшениями и считаю, что создаваемая система станет важным элементом управляемого документооборота в компании.

Главный бухгалтер АО НПО «Альянс Электро»

Задачи

Обеспечить прозрачные и управляемые процессы работы с договорами, письмами и служебными записками на всех этапах – от согласования и подписания до исполнения – на основе единой маршрутизации и статусной модели документов.

Снизить количество ошибок и объём ручных операций при работе с документами за счёт автоматизации ключевых процессов: уведомлений о сроках согласования и автоматического установления связей между документами.

Обеспечить достоверную, целостную договорную информацию путём массового приведения исторических договоров к корректным статусам, синхронизации данных.

Сократить трудозатраты и операционные риски при работе с финансовыми документами за счёт стандартизации обязательных реквизитов и контроля связей с договорами.

Повысить эффективность и безопасность работы пользователей за счёт внедрения гибкой и управляемой модели разграничения прав доступа.

Результаты

Сформирована отраслевая ECM‑платформа на базе «1С:Документооборот КОРП», обеспечивающая комплексное управление договорным циклом и финансовыми обязательствами инжинирингово‑строительной компании.
Обеспечена достоверность, корректность и целостность договорной базы за счёт автоматизированного контроля сроков и регламентации условий передачи договоров в обработку.
Обеспечена прозрачность и управляемость договорных процессов за счёт настройки маршрутов согласования, статусной модели и обязательной фиксации внесённых корректировок при повторной отправке договора после доработки.
Повышены производительность и безопасность работы пользователей за счёт гибкой модели прав доступа и дополнительных механизмов контроля корректности данных и предотвращения дублей.
Повышена исполнительская дисциплина и контроль сроков за счёт внедрения управляемых сроков исполнения, детекторов, бизнес‑событий и автоматических задач ответственным.