Описание
До начала проекта финансовые и операционные процессы в компании Заказчика были реализованы на базе нескольких разрозненных программных решений. Для ведения бухгалтерского и налогового учёта использовалась система «1С:Бухгалтерия», кадровый учёт был организован в 1С:ЗУП, а для оперативного управления торговыми операциями применялась 1С:Управление торговлей. Дополнительно для управления сделками и автоматизации отдельных операционных процессов использовалась CRM-система «Битрикс24».
Обмен информацией между учётными системами был реализован только на отдельных направлениях — данные передавались между бухгалтерской, кадровой и торговой системами. При этом Битрикс24 оставалась изолированной и никак не синхронизировалась с остальными программными продуктами. Это привело к тому, что ключевые процессы финансового планирования и контроля — такие как сбор, консолидация бюджетов и фактических данных по исполнению бюджета, контроль движения денежных средств, согласование оплат и начисление расходов — выполнялись вручную в Excel.
Такой подход существенно усложнял работу, делал её зависимой от человеческого фактора и увеличивал риск ошибок из-за дублирования данных и отсутствия единой информационной среды. Помимо этого, сотрудники регулярно сталкивались с трудностями при получении актуальной информации, что затрудняло принятие управленческих решений и оперативный контроль за финансовым состоянием компании.
Именно наличие большого объёма ручной работы, высокая вероятность ошибок и отсутствие интеграции между системами стали основными причинами обращения Заказчика к специалистам. Ознакомившись с возможностями решения «БИТ.ФИНАНС» и увидев его потенциал для автоматизации ключевых бизнес-процессов, руководством компании было принято решение приступить к проекту внедрения новой системы.
Реализация проекта началась с тщательного обследования бизнес-процессов компании. На этом этапе специалисты команды проекта провели серию интервью с ключевыми пользователями, чтобы глубже понять ежедневные задачи сотрудников и выявить особенности работы. Команда специалистов проанализировали выходные документы БДР, ДДС, приобретение основных средств, анализ систем и документации Заказчика, а также анализ действующих IT-систем, а именно 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление торговлей, Битрикс24, все данные, которые вносились в Excel. Это позволило не только зафиксировать текущую ситуацию и выявить «узкие места», но и сформировать список функциональных требований к будущей системе:
- Организация процессов планирования и согласование бюджетов в разрезе ЦФО.
- Разработка интеграции между Битрикс24 и БИТ.ФИНАНС Холдинг для целей передачи заявок на закупку и расходование денежных средств.
- Отслеживание статусов заявок на закупку и расходование денежных средств.
- Автоматизация процессов согласования реестра платежей.
- Сбор факта по БДДС, БДР в разрезе всех нужных управленческих аналитик.
Следующим этапом стало моделирование, в ходе которого были подготовлены и заполнены управленческие справочники, что обеспечило единую структуру хранения ключевых данных для дальнейшей работы. На этом же этапе специалисты Первого Бита настроили формы для ввода бюджетов и модуль казначейства с продуманным алгоритмом согласования заявок — это было необходимо для внедрения прозрачных процедур планирования и контроля финансов. Команда Исполнителя настроила сквозные процессы закупок: от создания заявки на закупку до поступления первичных документов для целей трекинга. Был организован оперативный сбор факта по БДР по данным разных источников.
Далее команда приступила к составлению листа требований (далее – ЛТ) для целей проектирования обменов между системами «Битрикс24» и «БИТ.ФИНАНС». Автоматизация обмена счетами на оплату и процесса согласования заявок гарантировала целостность данных и в дальнейшем избавила сотрудников от необходимости заводить одни и те же данные вручную в разных системах. Это повысило скорость операций и снизило вероятность ошибок.
Завершающим этапом стала опытно-промышленная эксплуатация. На этом этапе в систему были перенесены настройки, правила обмена, а также все ключевые справочники — центры ответственности, проекты, сценарии и дополнительные измерения (юнит, менеджер, организация, виды ОС).
В результате внедрения БИТ.ФИНАНС Холдинг реализован следующий функционал.
Блок бюджетирования
Определены формы ввода и процедуры согласования бюджетов. Подготовлены отчёты по плановым и фактическим показателям.
Блок казначейства
Внедрён процесс создания, согласования и исполнения заявок на расходы. Автоматизирован платёжный календарь и сбор данных о движении денежных средств.
Блок закупочной деятельности
Автоматизирован полный цикл закупок — от создания заявки до обработки первичной документации.
Интеграция систем
Обеспечен обмен данными между БИТ.ФИНАНС и Битрикс24. Реализована загрузка данных из Excel для консолидации отчётности.
Завершением проекта стало введение решения «БИТ.ФИНАНС» в промышленную эксплуатацию, что обеспечило эффективное использование новой системы в ежедневной работе сотрудников.
