Описание
В 2024-2025 годах ООО «НФГ» запустила проект по цифровизации финансового контура, включающий 2 этапа:
- Перестроить систему управленческого учёта, чтобы обеспечить качество и скорость получения информации для принятия решений. Данный этап призван обеспечить корректную методику сбора данных, бюджетную модель, регламенты и единые формы отчётности.
- Передать рутинные операции бухгалтерско‑финансовой службы цифровому ассистенту (роботу).
Руководство компании стремилось повысить эффективность финансовой службы без увеличения штата. Поэтому в рамках проекта по цифровизации определи пул трудоемких рутинных операций, которые можно было бы передать роботу. В группу компаний входит несколько юридических лиц, каждое ведёт взаиморасчёты с большим количеством контрагентов. Например, у юрлица ООО «НФГ» порядка 2 000 контрагентов.
Раз в месяц, раз в квартал и по итогам года ответственный сотрудник: формировал акты сверки по каждому контрагенту → выгружал акты из 1С → подписывал с помощью ЭЦП и отправлял контрагентам.
В среднем на формирование и отправку одного акта сверки вручную уходило 5-7 минут. При сотнях и тысячах контрагентов это занимало значительную долю рабочего времени квалифицированного сотрудника. Процесс монотонный и подвержен человеческим ошибкам. Именно его решили передать цифровому ассистенту.
Проект уникален комплексным подходом к цифровизации финансового контура сети фитнес-клубов. Компания разработала ИТ-стратегию развития, где в рамках единой «дорожной карты» модернизировала уже работающий продукт, т.к. он перестал удовлетворять новым требованиям и уже не обеспечивал качество и скорость управления денежными ресурсами. После чего перешли на уровень выше – к роботизации.
Особенности внедрения технологий RPA на проекте
Управленческий учёт опирается на данные бухгалтерии. Акты сверки – один из ключевых инструментов проверки корректности взаиморасчётов. Робот обеспечил операционную чистоту и полноту первичных подтверждений, сделал этот контроль массовым, регулярным и менее зависимым от людей → данные для управленческой отчётности стали более надёжными.
Основные функции робота:
- Определяет перечень контрагентов для сверки
Робот анализирует обороты с контрагентами за период с начала текущего года по конец предыдущего месяца. Для проверки взаиморасчётов робот формирует в 1С отчёты «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счетам 60 и 62, используя предопределённые настройки (например, Счёт – 60, Организация – НФГ ООО). Отчёты формируются на дату запуска робота и сохраняются в формате .xlsx. На основе сохранённых файлов робот строит структуру «организация – список контрагентов», по которой дальше формируются акты сверки.
- Автоматически формирует акты сверки в 1С
Для каждого юрлица и каждого найденного контрагента с движением:
- робот переходит в список «Акты сверки взаиморасчётов» и создаёт новый акт сверки;
- выбирает организацию и контрагента из сформированной структуры;
- заполняет период сверки;
- устанавливает параметр «Разбить по договорам»;
- выбирает счета учёта расчётов: 60, 62, 66, 67, 76.07.2, 58, 76.05;
- последовательно нажимает «Заполнить», «Только по нашей организации», «Провести».
- Проверяет доступность ЭЦП и инфраструктуры
Робот работает на выделенном компьютере. Перед отправкой документов он проверяет, подключена ли флешка с нужным ключом ЭЦП для конкретного юрлица. Если подходящий ключ ЭЦП не найден, документы по этому юрлицу не отправляются, робот фиксирует это в отчёте.
- Отправляет акты сверки контрагентам
Робот пытается отправить сформированный акт сверки через систему ЭДО.
При успешной отправке робот переходит к следующему контрагенту. Если возникает ошибка подключения к серверам ЭДО, робот отправляет уведомление об ошибке. Если какой-либо контрагент не подключен к ЭДО и не может получить акт сверки этим способом, робот зафиксирует это в отчёте о работе и не теряя времени перейдет к работе с другим контрагентом.
- Отчётность по работе робота
По завершении обработки всех организаций и контрагентов робот формирует детальный отчёт о проделанной работе, включающий перечень организаций и контрагентов, которые обработал, номера созданных актов сверки, результат отправки по каждому акту (успешно/ошибка).
