Описание
В ежедневной работе используются две ключевые информационные системы: бухгалтерский и финансовый учет ведется в 1С, а профильные процессы, связанные с размещением и лечением гостей, — в специализированной программе «Здравница».
До старта проекта все банковские операции выполнял один сотрудник: каждый день необходимо было обрабатывать банковские выписки, разносить оплаты в 1С, переносить информацию в специализированную отраслевую систему санатория, связывать платежи со счетами, корректировать графики оплат, а также пробивать чеки — как на авансовые платежи, так и на фактические заезды гостей.
Процесс проходил сразу в двух системах и требовал высокой концентрации внимания. Сначала сотрудник загружал выписку в 1С и создавал документы поступления, затем вручную переносил данные в отраслевое решение, актуализировал информацию по счетам и только после этого переходил к кассовым операциям. При увеличении объема заездов и оплат переработки стали регулярными. Нагрузка росла, и вопрос найма второго специалиста становился все более актуальным.
Проект начался с автоматизации обработки банковских выписок и операций по авансам. Был разработан программный робот, который взял на себя полный ежедневный цикл.
Изначально выписка загружалась из клиент-банка через веб-интерфейс. Однако в процессе эксплуатации выяснилось, что сайт банка работает нестабильно и регулярно обновляется, что снижает надежность автоматизации. Чтобы исключить этот риск, архитектуру изменили: теперь выписки поступают на выделенную электронную почту, откуда робот автоматически их забирает. Это решение заметно повысило стабильность работы.
Получив выписку, робот сохраняет файл в архив для возможной последующей проверки, загружает его в 1С и обрабатывает документы поступления. Он корректно разносит оплаты от физических лиц, обрабатывает реестры эквайринга и формирует необходимые бухгалтерские записи.
После завершения операций в 1С робот переходит в отраслевую систему. Там он загружает подготовленные данные через специальную обработку, привязывает оплаты к счетам гостей, присваивает платежам номера и актуализирует графики платежей с учетом фактических поступлений. В рамках этого же цикла автоматически пробиваются чеки на авансы — предоплаты, внесенные до заезда.
Автоматизация чеков на заезд
Отдельно был реализован второй сценарий — вечерний робот. Он запускается ежедневно и работает с фактически заселившимися гостями. Робот формирует и пробивает чеки на полный заезд, отправляет их клиентам по электронной почте или телефону и после этого закрывает кассовую смену.
Таким образом были автоматизированы не только бухгалтерские операции, но и кассовая дисциплина.
После запуска система продолжила дорабатываться на основе практического опыта. Особое внимание было уделено устойчивости обработки ошибок. Если ранее проблема в одном платеже могла остановить работу по всей выписке, то теперь робот фиксирует идентификатор проблемной операции, отражает ее в отчете и продолжает обработку остальных платежей без задержек.
По мере подключения новых банковских инструментов расширялась и обработка эквайринга. В итоге робот охватил все используемые санаторием каналы. Были реализованы дополнительные сценарии авторизации в 1С, что позволило сохранить стабильность работы даже при сбоях одного из способов входа.
Отказ от веб-интерфейса клиент-банка в пользу получения выписок по электронной почте стал важным шагом к повышению надежности всей системы.
В настоящее время ключевые ежедневные операции выполняются автоматически. Робот обрабатывает банковскую выписку, разносит оплаты в 1С, переносит данные в отраслевую систему, связывает платежи со счетами, корректирует графики оплат и пробивает чеки на авансы. Второй робот ежедневно оформляет чеки на заезды, отправляет их гостям и закрывает кассовую смену.
В одной банковской выписке может содержаться от 8 до 60 платежей, а количество чеков в день достигает примерно 20. Все эти действия больше не требуют постоянного ручного участия сотрудника и выполняются по заданному сценарию.
