Описание
В 2023 году компания перешла на «1С:Бухгалтерия КОРП» редакции 3.0. В рамках развития учетной системы была внедрена конфигурация «БИТ.ФИНАНС. Холдинг». Проект выполнялся силами внутренних специалистов, при этом в полноценную работу был запущен только контур казначейства.
В 2024 году компания обратилась в нижегородский офис Первого Бита для развития системы и запуска остальных контуров управленческого учета. Ранее команда уже реализовала аналогичный проект в одном из подразделений холдинга, поэтому работу доверили специалистам, знакомым со спецификой бизнеса заказчика.
К моменту старта проекта система формально работала, но не обеспечивала полноценный управленческий учет. Получение отчетности требовало значительных усилий, а доверие пользователей к данным снижалось.
Главная сложность заключалась в том, что система уже была внедрена и активно использовалась сотрудниками. Остановить процессы и начать заново было невозможно.
Дополнительные особенности проекта:
- около 530 центров финансовой ответственности;
- около 1 500 статей доходов и расходов;
- сложные схемы согласования, которые понимали не все участники процесса;
- данные для управленческого учета собирались из нескольких систем;
- во время проекта происходила смена финансового директора и обучение нового персонала работе в системе;
- весь проект необходимо было реализовать в течение трех месяцев.
Задача состояла не в том, чтобы внедрить систему заново, а в том, чтобы без остановки текущих процессов привести учет в рабочее состояние, повысить прозрачность данных и создать основу для дальнейшего развития управленческого учета.
Проект строился не на полном перепроектировании учета, а на аккуратной перестройке работающей системы без остановки бизнес-процессов.
Оптимизация схем согласования
Команда провела аудит действующих маршрутов согласования заявок, выявила причины избыточной сложности и совместно с финансовой службой переработала процессы. Согласование стало проще для пользователей, при этом действующая логика бизнеса была сохранена без радикальных изменений.
Работа с ЦФО и статьями
Одной из самых сложных задач стала высокая детализация модели учета: около 530 ЦФО и 1 500 статей. Резкое сокращение справочников могло нарушить текущие процессы, поэтому была выбрана более аккуратная стратегия. Избыточную детализацию сгруппировали с помощью дополнительных аналитик и объединяющих реквизитов.
В результате управленческие отчеты стали формироваться по понятным группам показателей вместо анализа сотен отдельных элементов.
Внедрение сетевых заявок
Для закупок, которые относятся сразу к нескольким клубам или подразделениям, реализовали механизм сетевых заявок. Теперь одна заявка может использоваться сразу для нескольких ЦФО, что существенно сократило объем ручной работы сотрудников.
Перезапуск бюджетирования и отчетности
Бюджет доходов и расходов был фактически собран заново. Неработающие правила формирования отчетности удалили и настроили новую модель получения данных.
Аудит технических доработок
В рамках проекта был проведен аудит ранее выполненных доработок. Выявлены ошибки и потенциальные риски поддержки системы, подготовлены рекомендации по дальнейшему развитию решения в соответствии со стандартами 1С.
Особое внимание уделили интеграциям:
- настроили автоматическую загрузку выручки из специализированной системы «Джимми» по каждому клубу;
- организовали получение данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», что помогло у видеть не только общую сумму фонда оплаты труда, но и структуру затрат на персонал в разрезе конкретных направлений деятельности.
