Описание
До обращения в «Первый Бит» (г. Хабаровск) сотрудники ГК «ДИгрупп» использовали комплекс программ 1С для различных направлений бизнеса:
- 1С:Далион — учет для розничной сети (склад, продажи, закупки и т.д.);
- 1С:Итилиум — контроль задач сотрудников и материальных ресурсов ИТ-подразделения;
- 1С:Управленческий учет — специально разработанная под потребности Заказчика программа для оперативного учета оптового направления (закуп, продажи, финансы и склад);
- 1С:Зарплата и управление персоналом 8 — кадровый учет и расчет заработной платы, формирование регламентированной отчетности;
- 1С:Комплексная автоматизация (ред. 1) — управленческий и регламентированный учет управляющей компании «ДИЛАН». Также в программе велся регламентированный учет оптового направления (были настроены обмены между 1С:Управленческий учет и программой).
- 1С:Управление производственным предприятием (ред. 1) — управленческий и регламентированный учет розничного направления.
Клиент обратился в офис Первый Бит, г. Хабаровск с запросом на автоматизацию управленческого и регламентированного учета холдинга ввиду наличия следующих проблем:
1. Критическая разрозненность и дублирование ввода данных: пользователи были вынуждены дублировать учетные данные в разных системах и вручную собирать информацию для отчетности. Это увеличивало трудозатраты, риск ошибок и приводило к неактуальным управленческим данным.
2. Несовместимость учетных политик
2.1. Разная методология оценки себестоимости товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) у заказчика:
- управленческий учет → FIFO (партионный учет)
- регламентированный учет → Средняя стоимость
- приводила к несоответствиям в отчетности и сложностям при анализе прибыльности, как по ГК, так и по каждой компании отдельно.
2.2. Расхождения в учете НДС:
- в управленческом учете НДС включался в стоимость ТМЦ
- в регламентированном — выделялся отдельно.
- что не позволяло автоматически сопоставлять данные и требовало их ручной корректировки.
3. Устаревшие и не обновляемые информационные системы
Используемые системы 1С:КА и 1С:УПП не поддерживались, что не позволяло актуализировать отчетность и обновлять ПО без риска потери данных.
4. Отсутствие процесса управления НСИ
Несогласованность данных из-за разрозненного заполнения справочников требовала ручной сверки и приводила к ошибкам в отчетах.
5. Низкая производительность и риски для бизнеса
- Долгое закрытие периода и сложности передачи данных замедляли бизнес-процессы и увеличивали риск потери информации.
- Для дальнейшего роста бизнесу требовалась более современная, гибкая и интегрированная IT-система.
Для дальнейшего роста ГК «ДИгрупп» требовалось современное IT-решение, способное полностью заменить устаревшие системы, объединить данные из разных источников для прозрачной отчетности и быть интуитивно понятным для сотрудников. Новая система должна была ускорить рутинные процессы, снизить бюрократию и упростить согласование документов, что позволило повысить эффективность и удобство работы всей команды.
После всестороннего изучения текущих проблем и основных требований к информационной системе, специалисты компании «Первый Бит» (Хабаровск) совместно с Заказчиком в рамках предпроектного обследования определили оптимальным вариантом внедрение комплексного решения на базе 1С:Бухгалтерия 8 КОРП и БИТ.ФИНАНС/Холдинг, поскольку оно максимально отвечало поставленным целям.
Основные принципы работы новой системы:
- Проектная команда настроила обмены с инфо-базой 1С:Бухгалтерия предприятия 8.
- Для сбора метрик и статусов обменов используется отдельная база — база мониторинга, развернутая на веб-сервере с разблокированными регламентными заданиями.
Уникальные особенности проекта:
- Сохранение целостности и первоначальной структуры внедренной информационной базы данных без необходимости внесения значительных изменений в архитектуру решения. Специалисты Первый Бит расширили функциональность системы при минимальном вмешательстве в основную конфигурацию. Все улучшения реализованы специалистами с использованием расширений, подключаемых модулей и альтернативных механизмов, что обеспечило сохранение чистоты архитектурных слоев.
- Команда Первый Бит использовала методологию Waterfall для успешной и качественной реализации проекта с соблюдением сроков, бюджета и заявленных функций. Однако для оптимизации процессов этапы моделирования, проектирования и разработки сотрудники Первый Бит выполняли параллельно. Такой гибридный подход позволил сократить сроки за счет одновременной проработки ключевых аспектов системы, а также усилил связь между анализом бизнес-процессов и архитектурными решениями, что снизило риски противоречий в требованиях и проектной документации.
- Проектная команда провела двухмесячную опытно-промышленную эксплуатацию перед запуском, имитирующую реальные условия работы для того, чтобы обеспечить плавный переход на систему с минимальными рисками.
- Команда Первый Бит Хабаровск и команда разработчиков Заказчика провели этап разработки совместно, что позволило оптимизировать бюджет проекта, а также обеспечить внедрение архитектурных решений, которые в дальнейшем смогут легко поддерживаться специалистами Заказчика без дополнительных сложностей.
- Специалисты Первого Бита реализовали возможность корректировать методологию управленческого учета даже на этапе промышленной эксплуатации системы, при этом бюджет проекта остался неизменным.
На этапе разработки специалисты Первого Бита вели взаимодействие с командой Заказчика через систему управления проектами PlanFix. Это было необходимо для централизации доступа, прозрачности и сохранности проектной документации. После запуска новой системы коммуникация с пользователями сначала осуществлялась через 1С:Итилиум, а затем перешла в 1С:Диалог, что позволило быстро адаптировать взаимодействие под привычные инструменты Заказчика. Это повысило вовлечённость пользователей и ускорило решение возникающих вопросов.
генеральный директор, ООО «ДК ВОСТОК»
