Описание
Компания использовала систему, которая не была адаптирована под требования строительного учёта. Главный бухгалтер вынуждена была вести сложные ручные выгрузки для анализа затрат по отдельным объектам, что требовало дополнительного времени и создавало риск ошибок. Входящие счета от поставщиков обрабатывались долго, поскольку требовали многоэтапного согласования и ввода в несколько мест одновременно. Отсутствие бюджетирования означало, что контроль расходов ограничивался только фактическими данными, без возможности планирования. Это неоднократно приводило к ситуациям, когда по объекту отсутствовали денежные средства для оплаты счетов в нужный момент. Финансовые специалисты не имели инструментов для моделирования платёжных потоков и своевременного предотвращения кассовых разрывов. Отражение одной операции требовало введения нескольких документов одновременно, что повышало риск ошибок и отнимало ресурсы бухгалтерии.
Проект начался с этапа моделирования: сбора требований и утверждения контрольных примеров по двум направлениям — регламентированному учёту и казначейству. Далее были настроены два комплексных решения на базе платформы «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ».
«Бит.Строительство.Подрядчик» обеспечивает регламентированный и пообъектный учёт, позволяя вести затраты на счёте с детальной аналитикой по номенклатурным группам (объектам) и статьям затрат. Это даёт компании полный контроль над расходами на каждом объекте в режиме реального времени. Система автоматически формирует акты выполненных работ, что полностью исключает ручное составление этих документов и избавляет бухгалтерию от рутинной работы. Ввод первичных документов существенно упрощён за счёт специализированных форм, адаптированных именно под строительный учёт. Вместо того, чтобы создавать несколько документов для одной операции, пользователи теперь работают с единой интерфейсной формой.
Основная сложность заключалась в переносе остатков с предыдущей программы на «Бит.Строительство» на определенную дату. Для этого было проделано следующее:
- Определён алгоритм переноса по каждому счёту и субсчёту;
- Справочники (контрагенты, банковские счета, ОС) частично перенесены из Excel, частично заполнены вручную;
- Перенос выполнен с помощью документов «Ввод начальных остатков» и ручного ввода;
- Проведено тестирование переноса заказчиком — проверка ОСВ по каждому счёту и субконто сопоставлением с данными из прошлой программы.
Система «Бит.Финанс.Проф» позволяет вести бюджеты доходов и расходов (БДР) и бюджеты движения денежных средств (БДДС) в единой системе. Система контролирует лимиты расходования по каждому направлению, предотвращая превышение установленных лимитов. Настроены маршруты согласования заявок на расходование денежных средств, что обеспечивает необходимый уровень контроля и ответственности. Функция план-фактного анализа позволяет постоянно сравнивать плановые показатели с фактически достигнутыми результатами, выявляя отклонения на ранних этапах. Система автоматически формирует платёжный календарь, который помогает избежать кассовых разрывов и оптимизировать использование средств. Справочники включают центры финансовой ответственности и статьи оборотов, а данные автоматически транслируются из регламентированного учёта.
