Описание
Компания предъявляет высокие требования к доступности, актуальности и наглядности информации для анализа данных и принятия управленческих решений.
Анализ и проверка данных, а также подготовка отчётов для руководителей ранее осуществлялись вручную в электронных таблицах, что требовало значительных трудозатрат сотрудников на всех этапах формирования отчётности: начиная с выгрузки данных из учётных систем, их консолидации и обработки, заканчивая заполнением отчётных форм и рассылкой готовых отчётов причастным. Подготавливаемые отчёты содержали показатели и расчёты по продажам ГК «Шанс» в различных аналитических разрезах – по территориальному признаку, по каждому продавцу, по клиентам, по продуктам. Чтобы предоставить руководителю отчёт, сотрудники самостоятельно оформляли диаграммы на основе полученных таблиц и переносили их в презентации.
При формировании отчётов силами сотрудников также требовалось дополнительное время на проверку для исключения ошибок, возникающих из-за человеческого фактора. Весь этот ряд проблем существенно замедлял получение руководителем информации, необходимой для принятия управленческих решений. Также в связи с высокими трудозатратами на формирование отчётности ограничивалась возможность получения оперативной информации за текущий момент / день – за время выгрузки данных, подготовки отчёта и предоставления его руководителю ситуация по продажам успевала поменяться, и данные становились уже неактуальными.
Первым этапом внедрения стало предпроектное обследование, в ходе которого были уточнены ключевые бизнес-требования заказчика, особенности уже существующей IT-инфраструктуры в компании и вводных данных. Совместно было прописано точное техническое задание проекта и зафиксированы ожидания к визуализациям. Было решено реализовать проект на базе отечественной системы бизнес-анализа PIX BI, которая удовлетворяла высоким требованиям по безопасности заказчика – было важно обеспечить полную защиту корпоративных данных локально на компьютерах внутри компании, а не хранить их облачно вне системы. Сотрудники «Первого Бита» развернули сервер, установили PIX BI и все необходимые для корректного функционирования компоненты.
Следующим важнейшим этапом проекта стала загрузка данных из корпоративного хранилища данных (далее - КХД) в систему PIX BI, проверка полноты и качества данных, настройка расписания автоматического обновления данных. Для формирования отчётов и аналитики в новую систему были загружены все необходимые данные по продажам с точностью до каждой транзакции: от стадии создания заказа с конкретизацией по продукту, продавцу, клиенту, цене и количеству, и заканчивая закрытием заказа на стадии завершения сделки – либо поставки продукции с указанием даты, либо отмены заказа с указанием причин.
Затем команда «Первого Бита» приступила к созданию дашбордов и визуализаций. На этом этапе также создавались формулы для расчёта показателей, проверялась их корректность и соответствие ожидаемому значению. Права пользования аналитическими дашбордами теперь доступны трём группам ключевых бизнес-пользователей:
- для руководства компании – обеспечена возможность получения актуальной информации по продажам с гибкой аналитикой по всем параметрам с любых устройств для оперативного принятия управленческих решений и контроля ситуации;
- для корпоративного отдела продаж – особое значение имеют полнота и точность информации на дашбордах, их детализация до уровня конкретной транзакции для проверки исполнителей на местах и своевременного устранения ошибок в учётных системах, а также высвобождение рабочего времени сотрудников от ручного составления отчётов и обработки информации;
- для руководителей региональных подразделений – обеспечен полный доступ к данным по продажам собственного подразделения для отслеживания выполнения планов, оценки эффективности работы и своевременной корректировки процесса.
Чтобы руководство и отдел корпоративных продаж могли анализировать данные подразделения, было создано несколько дашбордов:
- Общие данные по продажам: объём заказов и объём отгруженной продукции в единицах продукции и денежном выражении, сравнение с планом; средняя цена заказа и размер скидки, предоставленной клиентам
- Анализ динамики показателей: на дашборде отражены ключевые показатели по каналам продаж, регионам, видам продаж, сезонности и т.д. в сравнении с предыдущим периодом, а также помесячно за текущий период анализа
- Анализ клиентской базы: позволяет проанализировать качество работы с клиентами по количеству клиентов, объёму заказов, доле активных клиентов от общей базы, сравнить разные регионы и продавцов между собой, а также с предыдущим периодом;
- Анализ ассортимента: на дашборде отражена информация по продажам в разрезе групп производимых товаров и конкретных наименований, а также возможна аналитика исполнения заказов.
На всех дашбордах реализована возможность гибкого выбора параметров анализа через механизмы фильтрации для анализируемого периода, региона, продукта, продавца, клиента. Обеспечена точность анализа данных до конкретного дня и заказа.
Финальным этапом стало тестовое использование, на котором пользователи самостоятельно работали с дашбордами, проверяли расчёты, проходили обучение. Проводилась настройка прав доступа и финальное оформление приложений.
Также в ходе реализации проекта возникло несколько трудностей:
- При обследовании были выявлены не все требования бизнес-заказчика и особенности данных – для доработки данных требований были оформлены отдельные листы требований, необходимые изменения были внесены в дашборды и расчёты на этапе тестового использования;
- Сбой визуализаций при обновлении системы – последствия устранялись оперативно при выявлении ошибок. На будущее был разработан порядок обновления для поддержания системы в работоспособном состоянии;
- Ошибки в данных источников – ошибки в собственных учётных системах устранялись Заказчиком самостоятельно.
- Доработки и изменения структуры данных в КХД – в ходе проекта приходилось корректировать формулы расчёта показателей. Как одна из доработок на будущее – фиксировать структуру данных в самом начале проекта.
Все вопросы оперативно решались в тесном взаимодействии команды «Первого БИТа» с сотрудниками ГК «Шанс»: планово еженедельно по пятницам подводились итоги, представлялись результаты работы и согласовывались планы на будущую неделю.
Развернутая система бизнес-аналитики позволяет проводит анализ показателей по продажам и реализации в разрезе план-факт по всем регионам присутствия, периодам анализа, продуктовым группам и наименованиям продуктов, клиентам и продавцам. То, что раннее занимало достаточно много рабочего времени сотрудников, требовало выгрузки в электронные таблицы и ручной обработки, сейчас делается простой установкой фильтров на готовых дашбордах, в том числе с мобильных устройств.
