Описание
В ООО «Ларта Гласс» внедрена и поддерживается система менеджмента качества (СМК), построенная на большом объеме организационно-распорядительных и локально-нормативной документации. Для управления этими документами требуется периодически проводить пересмотр разработанных документов и всегда использовать актуальные версии. Ввиду отсутствия выделенной информационной системы для обработки документации СМК, документы создавались на рабочих местах ответственных сотрудников и хранились на сетевом ресурсе. Со временем, с увеличением компании, поддерживать такой архив документов стало всё сложнее, что приводило к дополнительным трудозатратам и неудобствам.
Для решения проблемы было принято решение о внедрении системы внутреннего электронного документооборота (СЭД) на базе «1С:Документооборот КОРП». На старте проекта выделили список документов, которые будут обрабатываться в системе документооборота. Были выделены часто обновляемые и разрабатываемые виды документов СМК.
Предполагалась работа в программе более 750 сотрудников разного уровня подготовки и допуска к документам, поэтому одним из требований стало разграничение прав доступа. При этом было важно, чтобы выгружаемые из системы документы защищались от редактирования на личных устройствах. Данное требование было реализовано с помощью типового функционала гибкой настройки прав в «1С:Документооборот» и небольшой доработки, автоматически устанавливающей запрет на редактирование файла, сохраняемого из СЭД. В состав компании входит три юридических лица с разной организационной структурой, а разграничение прав доступа и нумерация документов учитывает структуру предприятия. Для адаптации типового функционала в системе используются «виртуальные» подразделения. Это позволило выполнить настройку с максимальным сохранением стандартных функций системы, что сильно упрощает и удешевляет дальнейшее масштабирование и сопровождение программы. Для каждой организации были настроены разные маршруты согласования, условия и алгоритмы обработки документов (условная маршрутизация), что привело к сокращению количества видов документов.
В ходе проекта было выявлено требование доработки системы для хранения версий документов СМК. Типовой функционал «1С:Документооборот» позволял отслеживать только версии файлов, история сохранялась только если файл создается и редактируется средствами СЭД. Чтобы хранить полную историю изменений документов, сделали доработку, которая учитывает все связи нумерации документов и настройки прав доступа. Реализованное требование - при создании документа выстраивать связи, регистрировать документ и ограничивать права к старым версиям документа.
Для сокращения сроков и бюджета на этапе опытно-промышленной эксплуатации была организована первая линия поддержки силами заказчика. Такой подход позволил максимально погрузить администраторов системы со стороны Заказчика в проект с начала работы пользователей в системе. Для этого было проведено индивидуальное обучение администраторов всех трех организаций и предоставлена поддержка в рамках второй линии для решения сложных вопросов. По завершению проекта Заказчик получил единую систему, позволяющую хранить и обрабатывать документы СМК, разграничивать права доступа между документами трех организаций и настроить обработку документов под свои индивидуальные требования за счет реализации доработок.
Выполнение доработок по версионированию файлов и ряду других функций позволило Заказчику получить систему, отвечающую регламенту компании. При этом минимизирован ручной труд на создание, обработку и хранение документов. Запрет редактирования файлов даже после сохранения на личный компьютер позволяет разграничивать права доступа к документам за рамками системы.
